文件管理控制程序样本.doc

24．文件管理程序
目标及范围: 建立企业文件制作、 审核、 同意、 发放、 回收及更新、 保留等程序, 确保企业文件得到立即正确处理和安全有效运转。 该程序适适用于以上步骤所包含相关部门及个人。
职责:
总经理室负责企业文件管理总协调及总监督, 并受理各部门相关文件延误投诉;
各部室资料员负责文件管理具体工作, 即收发、 登记、 传输、 用印、 立卷、 归档和销毁等。
工作步骤:
文件分类:
通用文件: 指企业在生产经营活动中普遍使用文件, 分为内部文件、 外来文件和外送文件。
A. 内部文件: 即企业制作只在企业内部使用文件。 如请示单、 汇报、 工作联络函、 通知、 会议文件、 周记、 制度文件等
B. 外来文件: 即企业收到由外单位制发文件。 如法律法规、 政府来文、 供方来文、 用户来文、 公共机关来文等
C. 外送文件: 即企业制作对外发出文件。 如对政府、 供方、 用户、 公共机关发出文件等
专用文件: 指只在企业一定工作部门或业务范围内使用专门文件。 分为技术文件、 财务文件、 人事资料、 协议文件和签价单和决算资料等。
技术文件: 即以图纸为关键工程建设专用文件。 如报批文件、 标准图集、 内业资料、 图纸等。
财务文件: 即在企业会计工作中形成和使用会计核实专业材料。 如会计凭证、 帐簿、 报表及相关财务汇报等。
人事资料: 即企业职员在应聘、 转正、 考评等人事活动中形成反应个人基础情况、 工作表现个人资料。
协议文件: 即在企业生产经营活动中和外单位签定含有法律效力文件。 如各类工程协议、 设计协议、 售楼合相同。
签价单: 即审计核实部在签价认价时专用文件。
F． 决算资料: 即审计核实部在办理工程结算审核过程中产生文件。
统计: 即企业各项质量活动留下统计, 是一个特殊类型文件。 如合格供给商名目、 培训统计、 各类签到表、 记录表等
总要求:
文件处理必需做到立即、 正确、 安全。
内外行文要求做到格式统一、 要素完整、 文号分明。 对外行文采取国家公文格式, 内部行文按企业通例采取英文格式。 （格式及具体要求详见第三层次文件《融侨集团文件处理措施》之第二章“文件格式”）
各部室资料员为企业文件流转进出口, 文件不许可由拟写人直接送领导者个人, 因特殊情况必需越过传输, 应于事后按程序补办登记。
各部室资料员要做好文书立卷工作。 每十二个月年初, 依据以往本部门文件运转情况, 估计当年可能形成文件, 拟制或修签订卷类目。
各部室资料员要建立本部门文件清单。 , 将空白文件清单置于该类目标最前面; 随时将已发放完成文件按已编好类目归入卷内, 并按文件收进次序填写文件清单。
文件管理通常要经过以下多个步骤:
编制: 文件由相关部门或个人拟写, 所在部室资料员进行编号登记; 若以企业名义对外行文则由总经理秘书编号。
同意: 文件内容和发放范围由对应同意人审核签发; 需要多个部门同意, 须进行会签, 签发时须注明签发时间; 应用软件使用权限需报送总经理同意。
登记: 收发文（除便条、 介绍信、 回执等）应登记在对应收文发文登记本上或直接在文件上签收并立即整理文件目录。 来图加盖受控分发号。
用印: 企业印章由总经理秘书保管, 部门公章由各部室资料员保管。 用印时, 应以相关部门主管签发文字或经部门经理签字盖章联络单为依据。
发放: 各部室资料员依据同意发放范围进行分发。 制度文件换版时, 由总经理室或相关部门依据发放清单发出新版文件。
传阅: 分为张贴传阅和传输传阅。 张贴传阅指知晓性文件由发出部门资料员在企业布告栏上给予张贴, 各部门资料员在所在部门布告栏上张贴; 传输传阅指需要传阅文件由资料员加盖阅文章, 填写需传阅人员名单, 传阅人员阅毕签字。
更改: 技术文件需要更改时, 应由公布该文件个人或部门提出, 并填写《文件更改申请单》, 经过资料员报原审批人同意, 并由原文件公布部门按原发放范围下发, 同时作好登记。
版本公布: 制度文件换版时, 由总经理室主任编制最新版本号; 总经理室于每十二个月6月份汇总各部室上交法律法规清单及制度文件版本情况并给公布。
回收: 文件持有些人因离职或工作调动不再符合持有资格时, 所在部门资料员负责立即收回。
归卷: 各部室资料员要做好平时归卷和定时归卷工作。 平时归卷即随时将发放完成文件按事前编制立卷类目归入卷内; 定