档案管理制度.doc

档案管理制度
为使档案管理科学化、规范化,保证公司档案真实、完整、具有连续性,特制度本管理制度:
一、公司总部档案室资料由公司行政部安排专人管理;财务部及其他职能部门档案(无须到公司总部档案室备案的)由其自行安排管理;各项目部资料由公司行政部督促管理。
二、公司总部档案室归档范围
上级、下级和外单位送来的与本公司关系密切的文件材料,以及经理室要求备案的文件材料,都属收集归档范围,应按规定的范围、时间和要求交公司行政部经理安排档案管理员进行归档。
(包括指示、批复、通知等);
、检查、考察等会议纪要和资料;
3. 上级主管部门颁发的证书、奖状、奖章等;
4. 主管部门、协会刊载的杂志;
5. 向上级主管部门的请示,与其他单位的往来文书;
6. 所有合同、合约和协议;
7. 相关法律法规和公司发文的各项决定、标准、制度、规定、要求;公司要求制定的计划、规定、方案、安排、总结、小结、汇报、简报、通报、统计、通知等;
、录音带、录像带;
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,且需要存根备案的所有资料。
三、项目部归档范围
、清单、说明书、报告、批文等所有资料;
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、合约、协议等资料;
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、说明等相关资料;
、实施、总结等相关的记录,包括意见征询表、反馈表等;
、通知,以及相关规章制度、法律法规等资料;
8.“资料目录汇编”规定的其它资料。
四、归档要求
、材料先交至行政部经理,并由行政部经理安排档案管理员进行归档;
、材料交由项目部安排归档,行政部定期督查;
3. 主件与附件应一起归档,归档的文件材料应是原稿原件,不得用复制件(除得到批准外);
:检查应盖公章是否盖了,文件没有标题应加上标题,内容、摘要、文件没有标明日期的要标上日期;
5. 归档的照片、录音带、录像带要一一写上文字说明;
6. 凡是归档的文件材料必须经过初步整理,把同一具体问题的文件材料集中在一起,按文件的先后形成排列好。
五、档案借阅管理
,应请对应的档案管理员进行调档并进行登记,涉及到机密、绝密、秘密档案(如合同、协议等涉及到公司机密的)应征得行政部经理同意(项目部应征得经理同意)后,档案管理员方可调档借阅;
,不得转借他人。需继续使用者要办续借手续,确保档案的完整与安全;
,需持单位介绍信并经有关部门领导签字批准,报总经理核准后,方可查阅,不得抄录、复印或借出(除总经理批准外);
、重要的照片、底片、缩微胶片等档案一律不借出;
、摄、描绘、拆散、删刮、撕毁档案等行为者严格按照国家《档案法》、《保密法》予以追究法律现行责任。
、归还档案的手续均要有完整的书面记录。
六、档案保密管理
,公司各门类档案本身具有机要性质,因此,档案管理员必须遵守保密制度,履行保密手续,确保档案的安全;
2. 凡是利用档案,必须经行政部核准手续后,由档案管理员提供,任何人不得直接动用;
3. 借阅档案必须严格按照档案借阅制度办理手续,限期使用,按期返还,返还档案要认真检查核对,发现问题及时追查;
4. 机密、绝密、秘密档案须严格履行审批手续,未经批准的,严禁提供利用;
5. 发现有关泄密事件,应立即报告,及时追查;
6. 严禁携带机密文件、档案资料游览、参观、探亲、访友,出入公共场所。
7. 说明: 机密档案为各类合同、协议、合约、标书或方案(计划书)、报表;绝密档案为人事资料、业主档案资料、公司发放的各类文件(公示文件除外);秘密档案为与各单位(各部门)的往来文书;其他为一般文件。
七、档案复制管理
,并由其复印;
2. 复制机密档案材料须经行政部经理同意后方可复制;
3. 外单位一般不予复制,确因工作需要应持单位介绍信,经相关部门领导同意后方可复制;
4. 档案管理员复制后要及时进行登记。
八、档案销毁管理
,是指对没有保存价值的不归档文件和保管期限已满无须继续保存的档案进行销毁处理;
,应写出销毁档案内容分析报告,列出档案销毁清册和销毁方式,报行政部经理审核后报总经理审批;
,监销人要在销毁清册上写明销毁日期并签名;