文件会签管理办法.doc

文件编号 AG-ADM-S01-2019/
文件会签管理办法
修订次数 A/0
编制日期 2019-04-19
页 码 第 1页/ 共 9 页
修订记录 （修订要点 ）
修订前编号 修订后编号 修订内容及原因描述 修订日期 签 名
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编制人 编制时间 签 名
审核人 审核时间 签 名
批准人 批准时间 签 名
未经本公司书面许可 ,不得将文件全部或部分内容于无权阅读本文件的机构或个人
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consent of
文件会签管理办法
一、目的
文件编号 AG-ADM-S01-2019/V1.
生效日期
受控状况 受控 分发号
修订版次 A/ 页码
为了进一步加强公司文件资料管理 ,规范文件审核会签工作 , 提高文件质量 ,确保文件的有效性和系统化 ,特制定本管理办法。
二、范围
公司内部文件管理三、解释
文件会签是指发文件时 , 如文件内容涉及到其他部门的职能和业务 ,由需求部门提出,相关部门就文件相关事宜进行讨论、协商并签署意见的工作程序。
四、职责
各相关职能部门负责范围内管理文件编写 ,其他部门给予相关配合；
综合管理部负责组织全公司管理文件的会签收集、发放、更改控制和管理 ,并负责电子档文件夹的维护；
各有关部门负责日常工作文件的编写、发放和管理；
文件需求部门的负责人对文件负责组织内部审核 ,最终由董事长负责批准执行。
五、文件分类与定义
文件分类图
文件
定义

管理文件
日常工作文件
章程手册
程序文件作业文件
部门发文会议记要签呈
对外文件

作业指导书技术标准
章程-规定公司经营范围、经营宗旨以及公司基本结构、基本运作方式等事项的文件。
手册-依公司章程 ,在公司某方面整体运作的政策和原则。
程序文件 -依据相关规定 ,是以公司某方面跨部门工作和活动的运作流程、职责、要求等管理文件。
作业类文件 -详细描述公司某项工作和活动细节及具体作业方法或为保证产品符合质量要求 ,规定产品或操作应遵循的原则和要求的技术性文件。
签呈-内容涉及到两个或两个以上部门 ,由需求部门起草 ,提出建议或申请 ,其他相关部门签署意见 ,决策略者核准生效的文件。
部门发文 -由各部门负责人或其授权人签发 ,其内容代表部门 ,只涉及到本部门范围内活动和需要其他部门配合执行的活动。
会议纪要 -公司各项会记纪录经整理后的文件。六、文件起草、审批、发布、修订及管理
文件起草、审批程序
各部门按规定格式要求起草文件 ,完成各部门主要职责范围内的程序文件、 作业类文件初稿的编写 ,其他相关部门提供信息或技术上的支撑。
初稿完成后应预先进行内部讨论 ,必要时文件拟订部门也可以召集相关部门 一起参加 专项会议 讨论表决 ,讨论意见统一修订后 , 部门负责人审核 , 再提交综合管理部登记备案 ,预留董事长会签时间。（ 会签时间每周一至周四下午 17:30 分）
综合管理部根据拟文部门提交的要求属性和文件内容 ,确定会签缓急和会签结果返回时间。 (□一般、□急、□特急 )
综合管理部将登记文件标明 ”讨论稿 ”连同《文件会签表 》发至各相关部门 ,
组织各相关部门进行会签 ,提出修改意见。（ 附表一）
为提高会签速度 ,可将”讨论稿 ”的文件设为不可复制的 PDF 电子版本的形式,连同会签表同时发往各部门 ,同时会签 ,并在指定的时间内收回会签结果。
会签应在半个工作日内完成。 如无特殊情况须按主办部门提出的要求时限给予答复;会签部门超过时限未作出具答复的意见 ,视为同意 ,一经备案 ,不得申请复签。
如需延持会签时间的 ,会签部门须及时告之主办部门 ,但会签时间不得超过 1
个工作日。
综合管理部汇集各部门的会签意见 ,返还文件编写需求部门。
文件编写需求部门根据会签中提出的问题重新作出修订 ,直至各相关部门出具统一意见。(第一轮会签后 ,为尽快达成意见统一 ,文件需求部门通过各种渠道与持不同意见的部门一一沟通 ,沟通意见可以列入对应部门会签表作为书面记录 )
若会签中的一些问题、 观点仍不达成共识的 ,则将会签意见整理