2015年文件管理办法(会签稿).doc

目的
使公司文件管理规范化、制度化,提高文件管理质量,确保文件的有效性和系统化。
适用范围
本规定适用于公司内部文件的管理。
职责
各相关职能部门负责其主要职责范围内管理文件的编写,其他部门提供相关配合。
总经理办公室负责组织全公司管理文件的会签、发放、更改控制和管理,并负责电子版本文件夹的维护。
各有关部门负责各自日常工作文件的编写、发放和管理。
文件主导职能部门的负责人对文件负责审核,总经理负责批准。
文件的分类与定义
章程
文件分类图:
手册
管理文件
程序类文件
作业指导书
技术标准
文件
作业类文件
部门发文
信息交流表
签呈
对外传真文件
个人文件
会议记录
日常工作文件
文件分类
文件分为管理文件、日常工作文件两大类。
管理文件指所规定活动或内容涉及全公司或公司内几个相关部门的文件,根据其效力和涉及范围的不同可分为四类:章程、手册、程序类文件、作业类文件(含技术标准)。
日常工作文件指日常用于沟通、协调等具体工作的一次性发文。包括部门发文、签呈、信息交流表、对外传真文件、会议记录、个人文件等。
文件定义
管理文件
章程---指规定公司经营范围、经营宗旨以及公司基本结构、基本运作方式等事项的文件。如:公司章程
手册---指依据公司章程,规定公司某方面整体运作的政策和原则。如:员工手册、质量手册、营销手册等。
该类文件的名称冠以XX手册,以辨别其性质。
3)程序类文件---指依据相关政策,规定公司某方面跨部门工作和活动的运作流程、职责、权限等的管理文件。
该类文件的名称冠以XX程序、XX管理办法,以辨别其性质。
4)作业类文件---指依据相关程序或管理办法,详细描述公司某项工作和活动细节及具体作业方法,或为保证产品符合质量要求,规定产品或操作应遵循的原则和要求的技术性文件。
该类文件名称冠以XX指导书、XX标准、XX规范、XX细则、XX标准等,以辨别其性质。
日常工作文件
签呈:内容涉及两个以上部门,由主导职能部门起草,提出建议或申请,其它相关部门签署意见,决策者核准生效的文件。
信息交流表:内容一般涉及两个部门,为了备忘和记录的目的,由主导职能部门起草,提出问题或建议,相关部门给予回复或反馈,普遍适用于某一类事或某一件事。
部门发文:由各部门负责人或其授权人签发,其内容代表部门,只涉及该部门职能范围内活动和需要其他部门配合执行的活动。如:通知、计划、部门日常工作文件、建议等。
对外传真文件:通过传真向外部(如:合作伙伴、政府等)传送的文件。
会议记录:公司各种会议记录经整理后的文件。会议记录不具有规范作用,会议中作出的决策,须由决策者单独发文才能生效。
个人文件:以个人名义发文,内容只代表个人。如:部门内下级向上级的请示、个人工作报告、投诉、举报等。
受控文件和非受控文件
受控文件---指在发生更改时能全部追溯到使用者以保证使用版本有效性的文件。公司管理文件、技术标准、保密文件属于受控文件。
受控文件加盖红色“受控文件”印章并注明分发号,便于追溯使用者。
受控文件印章图示如下:
受控文件
分发号:
保密文件和非保密文件
保密文件---指由总经理或相关职能部门拟制、签发,其内容涉及公司机密的文件。
保密文件分发前由发文部门加盖由总经理办公室统一管理的红色“密件”印章,分发前标明分发号,便于追溯使用者。
密件印章图示如下:
密件
分发号:
文件排版要求
页面设置
纸张大小:纵向A4(210×297mm);
行间距:(除对外传真文件的刊头);
字间距:标准间距;
上页边距不得超过3cm,其它页边距与页眉页脚边界可根据需要灵活调节,以不影响整体美观为原则。
文件格式
管理文件首页按附录2格式,即本文件首页的格式。封面包括:必要的修订说明、文件名称、文件编号、版本号、页码,与其它页的差别是,页尾有制定、审核、批准的责任人签署。
管理文件正文按附录3格式,除了正文,还包括每页都有的信息:文件名、文件编号、生效日期、版本号、页码等。
部门发文格式按附录4格式。
第一页有刊头(文件上部信息栏),如果文件超过一页,从第二页开始无刊头,刊头包括:文件接收部门或个人(To:XXX)、发文部门(Fr:XXX)、主题(Sub:)、发文日期(Date:)、文件编号(№:)、页数(Page:)。
刊头右上角插入公司名“上海日播服饰有限公司”。
刊头与正文开头用直线隔开。
如果总页数超过一页,则在每页右下角插入页码。
签发人姓名、职位左对齐,签名距正文结尾两行。
“对外传真文件”格式按附录5。
第一页有刊头,如果文件超过一页,从第二页开始无刊头;
如果总页数超过一页,则在每页右下角插