2021年-企业文控中心管理措施-金控管理措施.docx

*企业文控中心管理措施|金控管理措施

　　*企业文控中心管理措施
　　第一章 总 则
　　一、为规范企业资料管理，加强资料的搜集和管理工作，有效地保护和利用资料，为企业各项工作服务，增强企业资料的实用性和有效性，结合企业的实际，制订本措施。
　　二、资料范围
　　企业建档范围确定为：
　　企业设置、变更的申请、审批、登记等方面的文件材料；
　　企业股东会、董事会、监理会形成的文件材料；
　　财务、会计及其管理方面的文件材料；
　　劳动工资、人事、法律事务管理方面的文件材料；
　　经营管理方面的文件材料；
　　生产技术管理方面的文件材料；
　　产品生产、能量消耗、安全生产方面的文件材料；
　　仪器、设备方面的文件材料；
　　基础建设、工程设计、施工、完工、维修方面的文件材料；
　　科研、技术引进、转让方面的材料；
　　教育培训方面的文件材料；
　　信息、情报方面的文件材料；
　　其它含有利用和保留价值的文件材料。转摘于 以上文件材料包含决议、决定、条例、规章制度等法规性文件，各类会议文件、主要统计、工作计划、工作计划、工作总结、劳动工资、经营情况、人事文件资料、决定、委托书、协议、协议、项目方案、通知、技术图纸、方案、厂商资料等含有参考价值的文件资料，和百利集团关键职能活动和职员在从事研发和管理等各项工作活动中形成的，对企业含有保留价值的文件材料。
　　企业资料还包含声像资料：照片文件资料 含新闻、科技、艺术照片，由原版、翻版底片、照片、文字说明组成 ；
　　影片文件资料 含原版底片、拷贝及文字说明 ；
　　录音文件资料 含唱片、录音带 ；
　　录像文件资料 含政治、经济、科技、文娱、广告活动 。
　　三、企业内部各中心/部门和个人应该遵守本措施，并应负担搜集、整理、立卷、归档和保护文件、资料的义务。
　　第二章 管理体制及其机构职责
　　四、实施集中和分散管理相结合的体制。由集团总经办负责主体文件资料的管理，并对其它部门的文件资料管理工作进行督促和指导。总经办设置文控中心，配置文控中心管理员分管企业主体文件资料工作，由系统管理部直接领导。文控中心管理员的职责是确保企业及各部门的原始资料及单据齐全完整、安全保密和使用方便。
　　五、文控中心既是企业文件、文件资料工作的行政职能管理部门，又是永久保留和保护文件资料的机构，同时又是开发利用文件资料资源的信息交流中心。
　　文控中心的关键职责：
　　1．负责计划、协调全企业文件、资料工作，对各中心/部门文件、资料工作进行监督、指导和检验。
　　2．制订和组织实施企业有关文件、资料工作的规章制度。
　　3．负责企业文件和相关资料的搜集、征集、整理、分类、判定、保管、保护、统计等工作。
　　4．严格实施保密制度，做好文件资料密级划控和守密、解密工作。
　　5．开展文件、资料宣传、咨询活动，做好文件、资料开放和利用工作，主动为企业各项工作和职员服务。
　　6．发挥文件资料的教育功效，将文控中心办成企业培训、教育基地之一。
　　7．开展文件资料编研工作和信息开发交流工作，发挥文件资料的信息源作用。
　　8．组织企业各部门文件管理员的业务学习和培训，负责指导她们的工作。
　　9．做好防火、防盗、防虫等工作，确保文件资料安全。
　　第三章 文件材料的管理工作
　　六、文件资料材料的搜集：
　　1．建立、健全立卷归档制度，确立归档范围、归档时间、保管期限 保管期限分永久保留、保留10年、3年、1年等 ；
　　注明文件的版本号。
　　2．对遗缺不全的文件资料，采取不一样方法，主动搜集齐全；
　　3．立即催办理完成的文件上交回收，在检验齐全后整理立卷归档。
　　七、文件资料的归档、立卷和管理：
　　1．区分全宗，确定立档单位。
　　2．分类：依据文件资料、时间、题目、内容、字母次序分成若干层次和类别。分类除按大类外，同时按部门、是否保密、保密程度来分。
　　2．1 大类分为：制度/要求：S；
　　文件：F；
　　资料：D；
　　档案：A；
　　协议：B。
　　2．2 部门拼音缩写：物控：WK；
　　生管：SG；
　　仓储：CC；
　　品管：PG；
　　研发：YF；
　　技术：JS；
　　客服：KF；
　　采购：CG；
　　生产：SH；
　　市场：SC；
　　销售：XS ；
　　设备：SB；
　　财务：CW；
　　OEM：WB；
　　后总：HZ；
　　总经办：ZJ；
　　人力资源：RL；
　　制造中心：ZZ；
　　营销中心：YX；
　　研发技术中心：YJ；
　　财务中心：CW；
　　广州分企业：GZ；
　　上海分1企业：SH