北京突破电气公司文件拟制/更改/ 审批单文件名称:《发货单签收管理办法》文件编号:公司字号拟制人: 刘晓伶、由荔发放范围: 网上发布、抄送外地办事处人员及各城市经理需会签部门:无审批人: 财务总监提出日期: 2011-09-28 希望完成日期: 201-09-30 ······················································································································ 审批人: □√同意□无修改□不同意时间: □√已修改(请画√) 发布时间: 开始执行时间: 发货单签收管理办法公司字号 2011 年,第版 1目的:确保公司发出货物安全到达客户,清晰公司货物资产状态,及时开出客户发票,加快应收账款周转,同时保证应收账款的准确性,制定本办法。 2目标: 定期跟踪需要签收的发货单是否签收。 定期跟踪已经签收,有拒收的发货单是否办理了退货手续。 定期跟踪已经退货到客户退货在途库的是否已经收到实物。 3操作流程:(签收流程图见附件 1,操作指导书见附件 2) 客户部物流跟单员根据客户确认收货的验收单(各种体现客户收货的单据或客户签字的发货单)做 U8 发货单签收。 对于客户全部确认收货的单据,签收确认为“全部签收,没有拒收” 对于客户有拒收部分货物的情况,签收确认为“部分签收,有拒收”, 对于拒收的货物直接根据发货单生成退货单: 拒收货物已经实际收到,退货仓库选择发货时的仓库或“不合格品库”,库房收货人按实际收到的货物,进行单据审核 拒收货物尚未实际收到: 退货仓库选择“在途退货库”,并保存审核单据 实际收到全部拒收货物时,签收实际收回数量,由客户服务部填写调拨单,部门为“客服部—物流组”,调出仓库为在途退货库,调入仓库为实际仓库。 实际收到部分货物,部分损失的情况时,,签收实际收回数量, 由客户服务部填写调拨单,部门为“客服部—物流组”,调出仓库为在途退货库,调入仓库为实际仓库;对于损失的货物, 填写“其他出库单”,出库类型为“运输损失,同时进行实际收货及损失货物的签收(变更)。 客服部负责对在途退货库进行管理,对其库存货物的收回负责,定期出具相应的报表。 正常退货 对于实际已经收到货物的情况,根据退货申请单,填写 U8 退货单, 仓库直接选择实际仓库,录入退货的品种和数量。 对于没有实际收到货物的情况: 根据退货申请及客户出具的退货单,填写 U8 退货单,仓库选择“在途退货库”,录入退货的品种和数量。 实际收到货物时,签收实际收回数量,由客户服务部填写调拨单,调出仓库为在途退货库,调入仓库为实际仓库。 4 由财务结算人员对发货单据的签收进行跟踪报表,对于未能及时按规定进行签收的财务有权给予每单 10—100 元的处罚。 5此文件自 2011 年10月1日起执行。文件最终解释权为财务结算中心及财务总监。文件不完善或不明确的后续补充。北京突破电气有限公司 2011-09-28 附件 1: 发货单签收流程图发货签收流程描述 1. 重点监控内容:
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