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UDS中文档流转的实现方式及时间安排
2003年10月28日星期二

文档流转功能是UDS系统中逻辑较为复杂的重要组成部分,文档流转功能的易用性、灵活性、合理性对整个UDS系统功能强大与否产生直接的影响。

文档流转事实上对是工作流以及工作流中的文档进行管理,对于大多数企业来说,核心的管理就是工作流和文档的管理。从理论上来讲,工作流就是一些人员按照既定的规则去完成一个预期的目标,在完成该目标的过程中产生的记录就是文档。而每一个企业都有自己独特的管理规则,如何使得企业可以按照自己的意志方便地完成这些规则成为文档流转的首要功能。
举例来说,企业在定义一个流程时,事先定义一个规范,如果要做财务审批的话,第一步应该找谁,第二步应该找谁,以及结束后应该通知谁。也就是说,某一个报告或者某一个申请,他可能有三四位领导进行审批,最后可能要通知相关的具体的出纳或者有关人员,到他那里,也就是经办人员,由他来具体拿钱给你。将企业自己独特的管理规则的运行步骤进行整理,使整个企业的管理可以达到直观清晰、有条理。
而在定义这一规范的具体实施步骤的时候要做到高度的灵活性时,就应该在这些具体实施步骤的默认方向上附加条件判断,让文档流转成为一个智能化的机器。
举例来说,企业的管理规则中有许多是需要条件判断的,比如员工请假,三天之内本部门领导就可以审批,而三天以上可能就需要副总经理亲自审批;再比如采购物品,1500元以下本部门领导就可以审批,1500元以上可能就需要财务总监来审批,等等。那么在定义当前实施步骤时就需要对什么条件下转到那一个下面的实施步骤进行安排。
当然,还有更复杂的情况,那就是当前实施步骤涉及到多个条件判断,这时候就需要规则制订者去安排这些条件中哪些是首要条件,哪些是次要条件。
举例来说,如果当前实施步骤是一个合同的审批计划,它既包括合同金额是否超过十万元的条件判断,又包括收款时间是否超过项目完成后一个月的条件判断,甚至还包括参与人数是否超过十人的条件判断,综合上面这些条件,当前实施步骤会有很多种可能性到达某一个下面的实施步骤,这时候就按照公司规定的优先级别去给上面的条件进行排列,比如合同的审批计划是金额优先的,就把该条件排在第一位,依此类推,排列出第二位、第三位。
另一个复杂情况就是同一个条件存在不同的级别,这时候也需要规则制订者去安排这个条件中那些级别是首要级别,那些是次要级别。
举例来说,比如员工请假,三天之内本部门领导就可以审批,三天到十五天可能就需要副总经理审批,十五天以上可能就需要总经理亲自审批。这时候就把级别高的排在首位,依此类推,排列出第二位、第三位。
归纳起来,整个流程的定义可以用以下操作步骤来实现:
新增流程界面,包括填写流程名,流程说明,流程所使用到的表单等
流程名称:
流程表单:
备注:
新增流程中需要的步骤

对具体步骤进行设置
对步骤中可能的条件作出判断
用户自定义条件列表
(条件的排列有严格的先后顺序)
1.