酒店采购管理制度及工作流程.docx

酒店采购管理制度
及工作流程
东莞喜来登大酒店
采购部管理手册
目录
第一章 采购管理制度
第二章 采购部工作流程
第三章 采购部各岗位职责及分工
第四章 采购部相关工作表格 .
喜来登大酒店采购管理制度
为使酒店的采购工作走上制度化、规范化 , 合理控制成本 , 加强 内部工作协调和提高工作效率
, 特制定本采购管理制度 :
一、 采购管理部门
酒店设立专职采购部 , 隶属酒店财务部管理 ,接受财务总监、 成本控制、集团稽查部及其它部门的监督 , 全面负责酒店的
采购工作 .
二、 采购部工作基本要求
所有采购项目均需董事会签批授权及酒店财务部批准同意
所有采购物品均需比较至少三家的价格和品质 , 月结类物品
每月每一类至少有三家供货商提供报价单
所有采购物品的品质须保持一惯稳定
采购部工作人员须对自己采购物品的价格和品质负责
采购部须每半个月一次经过电话、传真、外出调查、接待 厂商等方式获取酒店使用的各类物品主要品种的价格信息 并整理成价格信息库 , 以书面形式汇报给酒店财务部及董事 会
所有供应商名片、报价单、合同等资料及样品采购部须登 记归档并妥善保管 , 有人员变动时须全部列入移交 . 上述资 料及采购人员自购物品价格信息采购部每天须录入至采购 部价格信息库 .
采购时间要求 : 一般物品采购时间为 3 天;急用物品当天必 须采购回来 ; 印刷品、客房一次性用品、布草等使用部门须
提前一个月下单采购
采购部禁止采购任何未下申购单的物品 ，否则财务部将不予
以报销
禁止使用部门自行采购物品或私自与供应商洽谈采购事宜
采购部负责跟进各协作厂商的货款及时签批支付事宜 .
对到期的应付帐款，酒店应及时支付，以建立酒店良好形象， 维护酒店财务信誉，同时也为日后的采购工作提供便利 .
三、采购审批程序
申购单审批程序：
使用部门经理（仓库主管■卄 资产会计复董事同
―意采购部询价 一务总监 稽查部
行政办
―" 董事会 申购单返回采购部
单位价值1000元以下或批量价值在 元以下的由采购部现
金自购的物品，采购部须事先货比三家，并在申购单上注明询 价结果和选定的供应商， 财务部和集团稽查部将对价格及品质进行不定期抽查
单位价值1000元以上或批量价值在 元以上的物品采购
审批程序：
采购部寻找至少三家厂商比较价格品质 评定小组确定
供货采购部与供货商共同草拟合同或采购协议
财务审批一-行政办审批一-董事会审批盖章或签字
► 执行合同或协议
（评定小组由采购部、使用部门、财务部、主管副总、集
团稽查组成）
赊购（月结）物品采购审批程序
蔬菜、肉类、冻品、三鸟、海鲜 ，水果由各厨主厨直接下单至 、2、3款程序执行.
各月结供应商选定办法：采购部每月每类物品均应邀请至少三 家供应商报价，采购部、使用部门、主管副总、财务部和集团稽查 部组成供货商评定小组，通力合作，进行价格及质量的比较和讨论， 选定供应商。采购部及上述相关部门可分头或联合组织市场调查 ，
根据市场调查的价格，与供应商确定固定的一个月的供应价 ，在此
确认期间内，供应商将按此固定价格提供酒店所需的物料
四、 采