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商务部管理制度
目录表
一 行为规范制度
（一） 着装方面
（二） 维护整洁
（三） 公司的财产和财物
（四） 通讯和快件
二 商务部岗位职责
三 商务文员的工作流程
四 电话应答礼貌用规范
五 接打电话礼貌用语
（一） 接电话礼貌用语
（二） 电话接听：电话中的礼貌用语
六 招聘制度
（一） 招聘原则
（二） 招聘申请
七 责任
一 行为规范
（一） 着装方面
每天员工检查衣着、仪容仪表和个人区域的卫生整洁情况。上班应衣着得体、适当修饰。注意个人清洁卫生。
（二） 维护整洁
公共卫生由公司请专人打扫，请各位同事自觉维护干净、整洁的办公环境；
每位员工必须负责所分配文件柜的内外整洁，并保持柜门的关闭。下班时要收拾整理好桌子的文件，资料等整齐地摆放在桌上，将文件柜上锁，将当天的垃圾清理掉。员工的工作日记和重要文件等在下班后或人离开办公室后都必须锁进各人的抽屉和文件柜里。交一把备用钥匙给行政部保管；
员工离开办公桌或会议室，必须将所坐的办公椅收回桌子放好；
注意保持地面干净，若有东西掉落地面应及时处理；
在使用了传真机或复印机后，所产生的错误报告或废纸等，该使用者必须马上处理，或扔掉或收作草稿纸；传真后的稿件，发传真者必须立即拿走。不能堆放在传真机和复印机上面或附近；
办公室内必须保持安静，不得高声谈话，通电话时也必须注意音量，不能影响他人工作和公司整体形象；
有朋友或客户上门，若无意接待，请立即回绝，不要纠缠。若有意接待或客户来访，请在门口洽谈室或会议室里会谈，但也须注意音量，不允许在办公区域里接待。办公室专门安排人员送茶水等。接待完客户或会谈结束后，由与会者中职位最低的员工收拾整理好桌椅、资料及杯子等。
（三） 公司的财产和财物
员工应爱护公司的财产和财物，包括电脑、打印机、复印机、传真机、打字机、碎纸机、手机和电话机等，必须爱惜使用。如有损坏，照价维修、照价赔偿。公司发的文具等，如计算器、笔、本子等，员工必须保管好。如有遗失，自己负责原价补回。
电脑及打印机的清洁及一般的维护由在座使用的员工负责。每天最后离开办公室的员工应注意将每台电脑、复印机和打字机的电源关掉。
电脑的日常维护由在座使用的员工负责，另有专人进行电脑的维护。
公司的电脑、传真、打字机以及复印机原则上不能用于私人用途。若有特殊原因，须事先提出。
原则上不能将非本公司成员带来本公司，更不能随意使用公司的电脑和资料等。如有特殊情况，必须事先汇报同意。
（四） 通讯和快件
公司电话和手机不能用于私人通话，原则上不超过5分钟。平时的通话（包括手机和有线电话）都必须长话短说，言简意赅，清楚明了，控制音量。
二 商务部岗位职责
按时上下班，不迟到、不早退，上班时间必须佩戴工作牌，着装整洁；
上班期间严格禁止利用电脑看与工作无关的内容，尤其是玩QQ及其他无关网站；
上班期间严格禁止打私人电话和长时间接听私人电话，接听私人电话时间不得超过5分钟；
商务部员工请假须提前一天当面向部门主管提出，并填写《请假申请单》，应载明请假的具体事由、请假时间。请假一天以内（含一天）者，报经部门主管批准；请假二天及二天以上，报经公司总经理批准。交人事行政部备案。
公司员工应注意将个人物品、资料，重要文件等置放妥当。严格遵守与公司签订的保密协议，不得以任何方式将保密内容泄露到保密范围以外（包括公司内部员工）；
执行商务部有关规章制度,全面协调商务部门的相关工作；
协调商务主管完成每周（每月）工作计划及相关流程；
负责商务部的办公用品管理工作,各种资料收集,整理,保管,归档工作；
负责商务部对外,对内合同履行的完成情况,根据客户需求完成合同签订；
如违反本制度，视情节给予批评，或处以罚款；屡教不改的，扣除当月奖金直至给予辞退处理。
三 商务文员的工作流程
认真接听热线，了解客户需求并详细记录，并录入系统，及时打印交于销售部；
每天派发资源到相应部门，做好登记；
回收资源做好详细登记，当天将其录入系统；（老资源每天回收，新资源在三个工作日内回收）
负责传真件的收发工作，并及时通知相应部门；
客户订购单的收发，与客户确认订购单详细信息。信息确认无误后再将订购单传真给客户签字确认，待客户回传订购单给我司后，跟客户联系过“一通”电话，确认无误后再将订购单交于客服部；
客户的投诉与建议：客户拨打投诉电话，我们必须详细、耐心的记录客户所反映的问题与建议，并对客户波动的情绪进行安慰和开导。将客户所反映的问题上报相关部门，尽快的为客户解决处理问题。客户所反映的问题处理妥当后，再进行跟踪