会议管理系统解决方案.docx

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会议管理系统解决方案
一、系统背景
威尔会议管理系统广泛用于企业、 政府事业单位、校园等内部会议的管理中。
“预约”解决的是“空间”资源的管理问题，即通过科学有序的安排完成会议室
空间资源的占用。 “签到” 解决的是 “时间” 资源的管理问题， 创建会议的同时，
主要管理参会人员是否准时参会、 退会，通过数据分析形成出勤相关的数据统计。
在企业中，会议管理分为粗放型管理、人工型管理、智能型管理以下三个情
形：
粗放型管理：这类管理方式对会议室和参与人员的使用不做严格的限制， 可以随意在某个会议室召开会议，会议的召集和会议资源（投影设备、网络设备、
茶水服务、清洁服务）由召集人用传统的电话 /QQ等人工通知的方式通知、 传达。这种方式使得会议的协调性比较差， 如果需要辅助工作配合， 在安排这些工作的上传下达所浪费的时间很多，影响会议安排，不利于办公效率的提高。
人工型管理：这类管理方式采用由专门的部门或人对会议室的进行安排，所有会议的召集、 相关的会议资源也有此人进行协调。 这种方式虽然只有一个人或一个部门统一管理， 但对整个工作流程来说， 有依可寻， 从而提高了会议室的管理效率，缺点是对于工作的“痕迹”管理来说，还停留在人工记录或简单的电子表格记录。
智能型管理：智能触屏设备、移动端应用、后台管理软件联合通用，管理人员在后台软件上将系统规则和会议相关资料等定义完备， 每位员工均可根据实际需求通过手机端或者后台进行会议的预约， 当成功预约会议且通过审批时， 参会人员会得到一条短信 / 邮件或手机移动应用的提醒，通知每一位参会人员会议的起始时间、地点、会议主题等相关信息，并且，在会议室外的设备显示此次会议
的主题、时间、参与人员出勤状况等。整个过程中未出现人与人的直接交互，全部是人与系统之间的交互，流程准确、规范、科学，节约了时间，提高了效率，有效的编排了会议室资源并使其得到合理的利用。
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二、系统简介
威尔会议管理系统是集预约、签到功能于一体。会议组织人员可通过“预约
大表”一目了然的查找到符合需求的空闲会议室，通过“预览一键式”预约，即
可完成会议室的占用， 参会人员只需在会议前进行刷卡签到， 即可完成会议出席
状况的记录统计， 无需手工记录及统计。 终端签到设备为触摸大屏设备， 用于人
员签到、展示会议信息、临时预约会议、签到信息查询等。
三、产品亮点：
◆右键预约，一键操作——用户通过预约大表可直观的看到会议室占用情况， 运
用条件筛选等快捷搜索按钮，可定位出符合开会条件的会议室
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