（Excel表格培训）布局和格式.doc

布局和格式
设计数据透视表的布局和格式
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添加字段、显示相应的明细级别、创建计算以及在数据透视表中按所需方式对数据进行排序、筛选和分组后,通常会希望增强报表的布局和格式,以提高可读性并且使其更具吸引力。有几种方法可以更改数据透视表的布局和格式,如以下部分所述。
 注释 
可以通过右键单击单元格或单元格区域,通过单击“设置单元格格式”,以及使用“设置单元格格式”对话框在数据透视表中手动设置单元格或单元格区域的格式。但是,不能在数据透视表中使用“对齐”选项卡下的“合并单元格”复选框。
也可以有条件地设置数据透视表的格式。有关详细信息,请参阅添加、更改或清除条件格式。
更改数据透视表形式:压缩、大纲或表格
可以更改数据透视表和报表中各个字段的形式:压缩、大纲或表格。
数据透视表  
单击数据透视表。
在“设计”选项卡上的“布局”组中,单击“报表布局”,然后执行下列操作之一:
以压缩形式显示  用于使有关数据在屏幕上水平折叠并帮助最小化滚动。侧面的开始字段包含在一个列中,并且缩进以显示嵌套的列关系。
以大纲形式显示  用于以经典数据透视表样式显示数据大纲。
以表格形式显示  用于以传统的表格格式查看所有数据并且方便地将单元格复制到其他工作表。
字段  
选择行字段,然后在“选项”选项卡上的“活动字段”组中,单击“字段设置”。
将显示“字段设置”对话框。
提示  也可以双击以大纲或表格形式显示的行字段。
单击“布局和打印”选项卡,然后在“布局”部分下,执行下列操作之一:
若要以大纲形式显示字段项,请单击“以大纲形式显示项标签”。
若要以压缩形式显示或隐藏同一列中下一字段的标签,请单击“以大纲形式显示项标签”,然后选择“显示同一列中下一字段的标签(压缩形式)”。
若要以类似于表格的形式显示字段项,请单击“以表格形式显示项标签”。
合并或取消合并外部行和列项的单元格
可以合并行和列项的单元格,以便可以将项水平和垂直居中;也可以取消合并单元格,以向左调整项目组顶部的外部行和列字段中的项。
单击数据透视表。
在“选项”选项卡上的“数据透视表”组中,单击“选项”。
将显示“数据透视表选项”对话框。
若要合并或取消合并外部行和列项 的单元格,请单击“布局和格式”选项卡,然后在“布局”部分下,选中或清除“合并及居中有标签的单元格”复选框。
在其行的上方或下方显示分类汇总
选择行字段,然后在“选项”选项卡上的“活动字段”组中,单击“字段设置”。
将显示“字段设置”对话框。
提示  也可以双击以大纲或表格形式显示的行字段。
如果分类汇总未打开(选择了选项“无”),请单击“分类汇总和筛选”选项卡,然后在“分类汇总和筛选”部分下,单击“自动”或“自定义”。
单击“布局和打印”选项卡,然后在“布局”部分下,单击“以大纲形式显示项标签”。
请执行下列操作之一:
若要在已分类汇总的行上方显示分类汇总,请选中“在每个组的顶部显示分类汇总”复选框。
若要在已分类汇总的行下方显示分类汇总,请清除“在每个组的顶部显示分类汇总”复选框。
将列字段移动到行标签区域中,或将行字段移动到列标签区域中
您可能希望将列字段移动到行标签区域或将行字段移动到列标签区域,以优化数据透视表的布局和可读性。将列移动到行或将行移动到列,相当于是在转置字段的垂直或水平方向。此操作也称为“透视”行或列。
右键单击行字段,指向“移动<字段名称>”,然后单击“将<字段名称> 移动到列”,或者右键单击列字段,然后单击“将<字段名称> 移动到行”。
也可以拖动字段。下图显示了如何将列字段移动到行标签区域中。
单击列字段
将其拖到行区域
“体育”像“地区”一样成为一个行字段
更改错误和空单元格的显示方式
单击数据透视表。
在“选项”选项卡上的“数据透视表”组中,单击“选项”。
将显示“数据透视表选项”对话框。
单击“布局和格式”选项卡,然后在“格式”部分下,执行下列一项或多项操作:
更改错误显示  选中“对于错误值,显示”复选框。然后在框中,键入要替代错误显示的值。要将错误显示为空白单元格,请删除框中的所有字符。
更改空单元格显示  选中“对于空单元格,显示”复选框。然后在框中,键入要在空单元格中显示的值。若要显示空白单元格,请删除框中的所有字符。若要显示零,请清除复选框。
更改行和列项的顺序
右键单击行和列标签或标签中的项,指向快捷菜单上的“移动”,然后使用“移动”菜单上的其中一个命令移动该项。
也可以选择行或列标签项,然后指向单元格的底部边框。当指针变为箭头时,将该项目拖动到新位置。下图显示了如何选择行项目。
添加、重新排列和删除字段
若要添加、重新排列和删除字段,请使用“数据