禾达纸箱工业(厦门)有限公司会议管理制度.doc

禾达纸箱工业(厦门)有限公司会议管理制度
禾达纸箱工业(厦门)有限公司
会议管理制度
为了规范公司各项会议的流程与管理,特别是提高总经理办公会议和董事会会议的议事、决策效率与效果,特制定本管理制度。
第一条会议分类、任务及组织
01、在公司层面召开的正式会议,分为员工大会、董事会、总经理办公会、生产会、部门例会五种类别,主要任务是对公司的战略方向、发展计划、重大活动、重点项目等进行讨论与决策;董事长、总经理也可以根据需要提议召集小范围的主题沟通会,就某一特定主题进行沟通、讨论和协商。
02、本公司会议按照“重要、紧急、必须”三原则组织召集,非属“重要、紧急、必须”的会议要避免召开。
03、本公司员工大会依照本公司章程规定组织召开。本公司董事会每年度召开两次,会议的时间、召集方式、出席人员、会议程序、会议形式、议决事项及其执行等,依照本制度附件《董事会议事规程》贯彻执行。
04、总经理办公会议原则上每年召开4次,也可视情况随时召集,并依据本制度附件《总经理办公会议议事规程》贯彻执行。
05、生产会议每月召开一次,也可视情况随时召集,并依据本制度附件《生产会议议事规程》贯彻执行。
06、部门例会各部门视情况而定,可定期或不定期随时召集,并依据本制度附件《部门例会议事规程》贯彻执行。
第二条会议准备与会务管理
01、上述会议均由行政部至少提前15天进行相关的准备,准备工作由分管行政部的常务副总经理和行政部经理牵头负责落实。
02、行政部在召开上述会议之前的准备、会议期间的会务管理及会议结束后的工作要点包括:
A、会议主题、任务的确认与细化;
B、会议时间、地点、形式、出席人员的确认与安排;
C、会议预备通知、正式通知的发布;
D、相关议题的文件、资料撰写及修订;
E、会务用品的购置及会场布置;
F、会议文件、资料、物品、茶点的分发与配备、服务;
G、会议摄影、会议记录及其整理;
H、会议的宣传、报道(网站、报纸);
I、会议决议及相关文件的公布与存档;
J、会务费用的预算。
第三条会议纪律和责任
01、董事会、总经理办公会议等重要会议,与会人员必须按时出席,确实因故不能参加的,必须提前3天向董事长、总经理请假,董事会无故缺席的视为自动放弃表决权;其他会议2次无故缺席的视为自动辞职,确认出席但迟到的,必须接受处罚。
02、对于参加总经理办公会议的迟到人员,10分钟以内的罚款300元,超过10分钟的罚款600元。其他会议10分钟以内的罚款20元,超过10分钟的罚款50元。所有罚款均归行政部收入所有,用于行政部的日常开支,行政部对罚款的收支进行专门台帐。
03、缺席人员对会议形成的决议必须无条件执行,如有异议可提交议案,等下次总经理办公会议提出。迟到人员对迟到期间已经审议通过的会议决议在本次会议期间不得再提异议。
第四条附则
本制度附件《董事会议事规程》、《总经理办公会议议事规程》、《生产会议议事规程》、《部门例会议事规程》四个规程,为本制度的组成部分。
第五条、本制度由公司行政部负责解释。
第六条、本制度自公布之日起执行,公布之日为 2006 年 5月 23日。
总经理办公会议议事规程
第一条总则
为了规范公司总经理办公会议的议事规则、程序、方法,提高总经理办公会议的工作效率,根据《禾达纸箱工业(厦门)有限公司章程》制定本规程。
第二条会议性质与成员
总经理办公会议为公司董事会体制内的议事机制,会议成员由总经理、常务副总经理、生产副总经理、行政部经理、财务部经理、销售部经理、采购部经理组成,必要时可由总经理或常务副总经理提议邀请相关人员列席会议。
第三条召集、主持
01、总经理办公会议一般每年举行4次。亦可以依实际情况需要随时召集;
02公司总经理为总经理办公会议的当然召集人主持人,也可由常务副总经理担任主持人;
03、总经理因特殊情况不能召集或不能出席,可书面委托常务副总经理或其他分管副总经理主持总经理办公会议。
第四条总经理办公会议秘书
01、公司行政部经理为总经理办公会议的当然秘书。
02、总经理办公会议秘书的职责:
A、负责总经理办公会议成员之间的联络;
B、负责安排会务,草拟议程的建议和其他材料并提交所有会议成员;
C、安排会议的记录、会议纪要的编写,并在会议结束后提供给所有会议成员。
第五条法定人数
01、出席总经理办公会议的法定人数为总经理办公会议成员人数的一半以上。
02、任何成员不得无故缺席总经理办公会议,如因故不能出席会议,必须提前10天向总经理请假。
第六条会议程序
01、总经理办公会议秘书应在会议召开前半个月将会议通知、会议议程草案及有关文件送达所有会议表决权的成员。
02、会议成员有权就会议议程提出建议和意