中外百汇商贸公司采购流程管理制度.doc

中外百汇商贸公司采购流程管理制度.doc中外百汇商贸公司采购流程管理制度
为了提高公司采购效率、明确岗位职责、有效降低采购成本，满足工公司对优质资源 的需求，进一步规范物资采购流程，加强与各部门间的配合，特制订本制度。
一、请购及其规定
请购的定义
请购是指某人或者某部门根据生产需要确定一种或几种物料，并按照规定的格式填 写一份要求获得这些物料的单子的整个过程。
2•请购单的要素
完整的请购单应包括一下要素：
（1） 请购的部门；
（2） 请购物品所属项目；
（3） 请购的用途；
（4） 请购的物品名；
（5） 请购的物品数量；
（6） 请购的物品规格；
（7） 请购物品的样品、图纸或技术资料等；
（8） 请购的物品的需求时间；
（9） 请购如有特殊需要请备注；
（10） 请购单填写人；
（11） 请购部门主管；
（12） 请购单审核人；
（13） 采购副总审核；
（14） 财务审核人；
（15） 公司总经理。
请购单及其提报规定
（1）请购单应按照要素填写完整、清晰，由公司领导审核批准后报采购部门；
（2） 固定资产申购按照附表一（固定资产购置申请表）的格式进行填写提报；
（3） 其他材料设备及工程项目申购按照附表二（物资采购申请表.）的格式填写提报；
（4） 日常零星采购按照公司印制的按照附表三（物资采购审批单）的格式填写提报；
（5） 请购部门在提报请购单是应要求采购部签字接收人请购部门备份；
（6） 涉及的请购数量过多时可以附件清单的形式进行提交，为提高效率该清单的电子 文档也需一并提交；
（7） 遇公司生产、生活急需的物资，公司领导不在的情况，可以电话或其他形式请示， 征得同意后提报采购部门，签字确认手续后补。
如果是单一来源采购或指定采购厂家及品牌的产品，请购部门必须作出书面说明。
请购单的更改和补充应以书面形式由公司领导签字后报采购部。
公司物资请购单的提报部门
公司经营生产的物资、劳务、固定资产、工程及其他项目由生产部门提报；
公司生活及办公的物资、固定资产、服务或其他生活及办公项目由办公室提报；
公司各部门专用的物资由各部门自行提报。
二、请购单的接收及分发规定
1、 请购的接收要点
采购部在接收请购单时应检查请购单的填写是否按照规定填写完整、清晰，检 查请购单是否经过公司领导审批；
接收请购单时应遵循无计划不采购，名称规格等不完整清晰不采购，图纸及技 术资料不全不采购，库存已超储积压的物资不采购的原则；
通知仓库管理人员核查请购物资是否有库存；
对于不符合规定和撤销的请购物资应及时通知请购部门。
2、 请购单的分发规定
对于请购单采购部应按照人员分工和岗位职责进行分工处理；
对于紧急请购项目应优先处理；
无法于请购部门需求日期办妥的应通知请购部门；
重要的项目采购前应征求公司相关领导的建议。
3、 采购周期的规定
单次采购金额预算在1万元以下的零星采购项目或预算在1万元以下可市区采 购的物资及产品的采购周期不应超过5天；
单次采购金额预算在1万元以上的项目比价采购，采购周期不应超过15天；
单次采购金额预算在20万元以上的项目采购部自行招标采购，采购周期不应 超过40天；
单次采购金额预算在100万元以上的项目可委托代理招标公司代理招标，采购 周期不应超过60天；
请购部门应按照以上(1) - (4)条中规定的时间提前提包请购单采购部如未 能按时完成采购任务时应向公司领导说明原因；
遇到紧急采购应汇报公司领导采取快速优先采购的策略；
询价请应认真审阅请购单的品名、规格、数量、名称，了解图纸及其技术要求, 遇到问题应及时的与请购部门沟通；
属于相同类型或属性近似的产品应整理、归类集中打包采购;
对于紧急请购项目应优先处理；
所有采购项目上必须向生产厂家或服务商直接询价，原则能不通过其代理或各种 中介机构询价；
对于请购部门需求的物资或设备如有成本较低的替代品可以推荐采购替代品；
遇到重要的物资、项目或预估单次采购金额大于10万的采购情况，询价前应先向 公司相关领导汇报拟邀请报价或投标单位的基本情况，按照附表四（拟报价/招标单位名单） 的格式提报公司领导批准方可询价或发放标书；
询价时对于相同规格和技术要求应对不同品牌进行询价；
除固定资产外单次采购金额在1万元以下项目可以自行采购；单次采购金额预算 金额在1万元以上的所有项目都应要求至少三家上的供应商参与比价或招标采购，比价或 招标项目应至少邀请四家以上单位参与；单次采购金额预算价格在20万元以上的项目应由 采购部组织招标，公司相关领导参与监督；单次采购金额预算价格在100万元以上的项目 由公司领导决定是否委托第三方机构代理招标；
比价采购或招标采购所邀请的单位均应具备