文件控制管理规定.docx

Updated by Jack on December 25,2020 at 10:00 am
文件控制管理规定
文件控制管理办法
目的：有效管理公司内部文件几记录表单等文件编号具有唯一性、统一性、识别性、控制性，达到信息资料可追溯性、可延伸性的有效运转。
适用范围：适用于公司所有的内部管理文件几外部文件。
一级文件：M—质量手册
二级文件：P—程序文件，H—Haccp规范文件
三级文件：W—部门管理制度、作业指导书、工艺流程、技术文件、检验标准书、技术图纸等
四级文件：R—记录单、表单
其他文件：通知、公告、合同
管理职责：
一级文件和二级文件的制订/修改/废止由总经办负责，管控权限归总经办，行政人事部存档。
三级文件和四级文件的制订/修改/废止由相关部门负责，管控权限归总经办，其中部门管理制度归行政人事部管控。
通知公告类的制订/修改/废止由行政人事部负责，管控权限归行政人事部。
合同类文件的制订/修改/废止由相关部门负责，管控权限归总经办。
文件编码：
新文件的编码：所有编写单位需要根据文件编码规定对文件进行编号；必须准确描述文件的内容；文件必须有统一、唯一的编码。
一级和二级文件的文件编码:
RT/**—**—****—*** 版本（版本号无需在文件名中体现）
年份 如2018
流水号（填写01/02/03）
M/P/H
瑞腾公司简称
三级文件的文件编码：
RT/W—****—****—*** 版本（版本号无需在文件名中体现）
年份如2018
部门缩写代号+流水号
举例：公司行政人事部2018年编写的人事管理制度第A/0版本：即 RT/W—XZ01—2018
部门缩写，填写如下：
部门
采购
品质
生产
技术
财务
销售
行政
缩写
CG
PZ
SC
JS
CW
XS
XZ
四级文件的文件编码：
RT/R—****—*** 版本（版本号无需在文件名中体现）

部门缩写代号+流水号
举例：公司行政人事部 的一张员工入职简历表第第A/0版本：即 RT/R—XZ01
部门缩写，填写如下：
部门
采购
品质
生产