企业参展全过程指引.doc

企业参展全过程指引展览会已经不是简单意义上的展示产品、推销产品、购买商品的场所。现代展览会已经快速发展为交流和获得信息的中心。参加展览会是企业整个市场拓展工作的重要组成部分, 应被列为全盘市场计划之中。在确定了参展目的后,选择核实的展览会是关键。报展程序选择某个展览后, 与主办单位取得联系, 对方会传真或邮寄给您报展文件。这些文件应包括展览会介绍资料、参展申请表格、参展费用、有关服务、展馆展位图、参展人员手册等。填好参展表格、返回给大会主办者、并得以确认之后, 您还要将全部或者部分展位费作为定金汇至主办者,这样您的展位便得到最后的确定。费用预算参展费用包括展位费、展位装饰装修费、展品运输费、机票火车长途车费、市内交通费、食宿费、必要的设备租赁费、广告宣传费、资料印刷费、礼品制作费、会议室租赁费等。做参展经费预算时,还要加上总费用的10%,作为不可预见费用的支出。展台位置展台的位置由主办者全盘规划,按照产品和服务的内容、行业、地区等因素安排展台的位置, 或者是以展位费的多少来区分位置的好坏。主办者提供的展位图上标出了哪些位置可供选择。总之,越早将参展申请表格递交给大会主办者,越容易得到好的位置。标准展台除国内某些大型商品定货会仍采用面积较小的展位外, 通常展览会的展位面积为9平方米(3 米X3米), 成为标准展台。大会主办负责标准展台的搭建并提供展示所需要的基本设施, 包括三面展墙, 二个能固定在展墙上的射灯, 一个展桌( 长1米, 宽50厘米, 高80厘米), 二把椅子, 地毯, 220V5A三项电源插座一个, 以及刻写眉板文字即贵公司的名称。无特殊要求, 眉板文字是您填写在参展表格中的单位名称。展览会的标准展位中, 有一种特殊的位置-- 位于每行展位的顶端, 是最多只有两面展墙的展位, 它有两个边甚至三个边可以面对观众行走的通道, 能更多接触到参观者。因此, 如果您越早申请参展,您越有机会向大会主办者寻求该种展位。特装修超过四个或者四个以上的标准展位的面积时, 您可以只预定光地面积, 而自行策划、特殊装修。特装修则可以根据公司产品特点、技术特点、市场定位、展览期间的活动安排, 做出别出心裁的独特装修。展位的装修大会提供标准展位的搭建, 展墙、桌椅都采用的防火材料, 在做特装修时要特别注意,如果采用的是木结构的展架和装饰物,应涂上防火材料。家俱大多数参展商会有这样的感受, 就是一个资料桌不够用。大会组织者、展览场馆以及展览服务公司,可以提供桌、椅、柜子、沙发等家俱的临时租用服务。水、电、煤气如果您在展览中要有大的用电量、使用上下水、煤气、天然气等, 您一定要在参展申请表格中加以说明、特别强调,在收取一定的费用后,大会主办者会安排、并可以提供这些服务。电话您可以申请在展览期间租用电话线( 国内长途DDD , 和国际长途IDD ), 但要提前向主办单位提出,以免除不必要的加急费用。物品保管展览期间, 大会组织者对展会提供安全保障, 展览馆出入口设有保安, 大件展品的出入馆都要登记。但目前我国展馆尚缺少贵重物品保险柜租用存放服务。展览期间人了人往,难免零乱,所以小件展品和贵重物品等应自己妥善保管。如果是特装修的展位, 不要忽略了贮藏室的设计和搭建。贮藏室可以放置公司礼品、文件、和工作人员的衣服、随身物品等。标准展位的参展工作人员则应随身携带公文箱包,用于携