档案整理与分类标准.doc

我们公司档案分为文书档案、基建工程档案、人事档案三种类型: 1公司设立、变更的申请、审批、登记等方面的文件材料; 2公司股东会、董事会、监事会形成的文件材料; 3财务、会计及其管理方面的文件材料; 4劳动工资、人事、技术职称审批、奖惩、法律事务管理方面的文件材料; 5经营管理方面的文件材料; 6仪器、设备方面的文件材料; 7基本建设、工程设计、施工方面的文件材料; 8声像制品资料。包括企业及下属各部门在其经营活动或政治、文件娱乐活动中, 以及在外学录下来的各种资料。 9本企业对外的正式发文与相关机构来往的批复。 10 电子文件:指在数字设备及环境中生成,以数码形式记录于磁带、磁盘、光盘等载体,依赖计算机系统阅读、处理并可在通信网络上传输的文件。 11 其它具有利用和保存价值的文件材料。(一)整理单位: 件: 即归档文件的整理单位。一般以每份文为一件, 文件正本与定稿为一件, 正文与附件为一件,原件与复制件为一件,转发文与被转发文为一件,报表、名册、图册等一册(本)为一件,来文与复文各为一件。对“件”和“为一件”的确定,原则上,整理单位应为“自然件”,即单份文件,一般以每人文件为一件。但根据实际情况,还有以下一些原则: 1 、会议文件的确定:按内容(问题)分别确定为件。 2 、会议记录:以会议种类各为一件,如党组会议记录、行政会议记录等等。 3 、调查处理事项:一文一件 4 、信息简报:每期为一件 5 、请示与批复各为一件(四川省规定) 6、文件正本与不同稿本: 正本与定稿为一件, 但定稿过厚不易装订的, 也可单独作为一件; 重要文件(如法律法规等)须保留历次修改稿的,其正本与历次稿(包括定稿)各为一件。 7、正文与附件: 一般来说, 正文与附件为一件; 如果附件数量较多或者太厚不易装订时, 也可各为一件。 8 、正文与与文件处理单:应与文件作为一件。 9 、原件与复制件:复制件与原件作为一件。 10 、转发文与被转发文:应作为一件。 11 、报表、名册、图册等:按其本来的装订方式。一册(本)作为一件。 12 、来文与复文:分别为一件。(二)文件修整(略) 1 、修裱破损文件 2 、复制字迹模糊或易退变的文件 3 、超大纸张折叠 4 、去除易锈蚀的金属物(三)文件装订装订顺序: 1 、正本在前,定稿在后 2 、正文在前,附件在后 3 、原件在前,复制件在后 4 、转发文在前,被转发文在后 5 、复文在前,来文在后 6 、汉文本在前,少数民族文字在后 7 、中文本在前,外文在后。装前应将“件”内的各按一定方式对齐, 便于将士翻阅利用采用左侧装订的, 应将左、下侧对齐,三孔一线。六、归档文件的分类(详) (一)分类方法三种:年度分类法、机构(问题)分类法、保管期限分类法(二)分类方案我市市级机关统一采用:保管期限――年度分类法即先将归档文件按保管期限分类,再在保管期限下面按年度分类。分类方案: 永久: 2006 年, 2007 , 2008 年…… 30 年: 2006 年, 2007 , 2008 年…… 10 年: 2006 年, 2007 , 2008 年……七、归档文件的排列(详) (一)事由原则:同一事由的相关文件应当排列在一起。事由,可以是指一件具体的事,或一个具体的问题或一段较紧密的工作过程等等。(二)