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采购管理制度及采购流程
一、 目的：
规范公司采购流程，提高采购工作效率，从而为生产的 顺利进行提供保障，并最大化降低企业成本，为企业带来更 大的资金支持。
二、 适用范围
适用本公司范围内采购管理
三、 内容
（一） 总则：为加强采购工作的管理， 提高采购工作的效率, 制定本制度。所有的采购人员及相关人员均应以本制度为依 据开展工作。
（二） 基本流程：采购需求一寻找供应商一询价、比价、议 价一采购洽谈一合同的签订一交货验收一质检一入库一计 划对账一财务结算
（三） 采购流程图如下：
0
■
寻找供应商
询价比价议价
财务结算
审批流程
米购需求
■- 丄
采购洽淡
L 于
■ f
签米购合同
L
*
・ \
付款审批流程
下米购订单
V
交货验收
、
验收合格
口
验收不合格
U
U
f- r
计划对帐
1
F- r
入库
— -
退、换货
n
四、制度细则
（一）采购需求的提请
1、 定义：采购需求是指某部门根据生产经营需要确定一 种或几种物品，并按照规定的格式填写，按照即定流程申请 获得这些物品的过程。
2、 采购需求流程如图：
填报申请单
由需求部门填写，按着公司规定的申请单格式，认真详细、清楚的填写采 购申请单各项数据（重点要素见细则要求）。填写后由填写人签字确认。
部门审核
由需求部门经理（负责人）进行审核，对申请采购的物品用途、数量、规 格等进行审核确认，签字后提交上一级主管领导。
总经理
总经理签字批准后，交由采购部进行采购。
采购部
采购部收到经过签字批准的采购申请书， 要对申请书的内容进行核对， 并
与需求部门就采购物品的规格、数量、到货日期进行确认。再根据库存、 采购在途等进行订单数量的最终确认。确认后，进入采购环节。
3 、请购单的要素 完整的请购单应包括以下要素： 请购的部门； 请购物品所属项目； 请购的用途； 请购的物品名； 请购的物品数量； 请购的物品规格； 请购物品的样品、图纸或技术资料等； 请购物品的需求时间； 请购如有特殊需要请备注； 请购单填写人； 请购的部门负责人； 请购单的审核人； 财务审核人； 公司总经理。
4 、请购单及其提请规定 请购单应按照要素填写完整、清晰 ，由公司领导审 核批准后报采购部门。
请购部门在提交请购单时应要求采购部签字接收，请 购部门备份。
涉及的采购物品种类、数量过多时可以以附件清单的
形式进行提交，同时清单的电子文档也需一并提交。
遇公司生产、生活急需的物资，公司领导不在的情况， 可以电话、 邮件或其他形式请示， 征得同意后提报采购部门， 签字确认手续后补。
如果是单一来源采购或指定采购厂家及品牌的产品， 申请部门必须作出书面说明。
请购单使用公司规定的统一表单，请购部门有更改和 补充的，应以书面形式由公司领导签字后报采购部。
5 、公司物资申请采购的提请部门
公司生产经营所需的原材料、生产设备、辅件及其他 物品由生产部门提请。
公司设备维修、维护所需的备品备件、维修工具等物 品由生产部门提请。
公司生活及办公的物品、固定资产或其他生活及办公 项目由行政部门提请。
公司各部门专用的物资由各部门自行提请。
6、请购单的接收 采购部在接收请购单时应检查表单的填写是否按照规 定填写完整、清晰，检查请购是否经过公司领导审批。
接收请购单时应遵循无计划不采购、名称规格等不完 整清晰不采购、图纸及技术资料不全不采购、库存已超储积 压的物资不采购的原则。
联系仓库管理人员核查采购物资是否有库存，核对采
购台帐看在途采购的物资是否满足采购申请。
对于不符合规定和撤销的采购物资应及时通知申请采 购的部门。
7 、请购单的分工处理 核对过的请购单，采购部应按照人员分工和岗位职责 进行分工处理。
对于紧急采购项目应优先处理。 无法按照申请部门需求日期完成采购的，应通知申请 部门。
重要的项目采购前应征求公司相关领导的建议。
8 、采购周期的规定 根据采购物品的金额、特性、地域规定相应的采购 周
期。