会议室管理制度.doc

会议室管理制度
篇一：最标准的会议室使用管理办法
会议室使用规定
一 目的
为进一步加强会议室管理，充分发挥作用，提高使用率，明确各部门使用公司会议室的规定及申请使用流程，现对会议室的使用作如下规定： 二 定义
会议室指的是1008室的1个大会议室和1个小会议室。
会议室用途：公司会议、部门会议、员工培训、员工工作面谈、招聘面试、客户接待以及适合在会议室举办的小型活动、竞赛活动等的场所，不做其它用途。 三 会议室使用规定
1、 2个会议室均由行政部统一管理，统筹协调安排使用，并负责卫生、安全以及对室内
设备物品的管理；
2、 部门或个人需要使用会议室时，需提前一天向人事行政部提出申请并填写《会议室使
用申请表》，经人事行政部准许后方可使用。临时性使用会议室，必须经人事行政部负责人同意。
3、 使用原则：先申请，后使用。没有经过申请的部门或个人，在没有冲突的情况下，可
以使用，但如有冲突，必需礼让已申请使用会议室的部门或个人。
4、 按申请的先后顺序使用。特殊情况下，经相互之间协商后可以调整使用顺序。但行政
部不负责协商，由使用者自己协商。
5、 遇公司层级的紧急及重要的会议，已申请使用会议室的部门或个人，在不能调换的情
况下，部门或个人应先让公司层级的重要会议。
6、 部门及个人应在所预约的时间到达会议室，并开始使用。超过10分钟未到达会议室
的，行政部有权对会议室的使用权另作安排。
7、 部门及个人应按预约的时间内使用完毕，不许超时使用。如需延长使用时，请及时通
知行政部，如在紧接的时间段内已安排了给其他部门或个人使用，超时使用的部门或个人必须离开该会议室，终止使用该会议室。
8、 任何部门或个人在使用会议室期间，必须爱护会议室的设备设施，安全使用，严禁私
自接拉电源，私自移动设备。如因个人原因造成设施设备损坏，须照价赔偿。 9、 会议室内的所有设施设备，未经允许，不能带出会议室。
10、 会议室使用期间，使用部门或个人自行负责会议的模式安排，人员接待，会议记录等
会议需求，前台接待员可以协助。
11、 会议室使用期间，使用部门或个人需保持会议室的整洁，不允许有乱扔垃圾等不讲卫
生的行为；使用完毕后，务必将所有移动过的桌子、椅子、设施设备等还原，离开时关闭电源、空调。
12、 如部门或个人临时取消申请，再需使用时需重新申请。 四 程序
1、 申请流程
1) 部门或个人到前台接待员处查询会议室的使用状况；
2) 部门或个人向前台接待员申请并提出使用会议室的大小的要求；
3) 前台接待员根据部门或个人的申请需求作出安排，并记录在《会议室使用登记
表》；
4) 前台接待员将《会议室使用登记表》张贴在会议室指定位置处； 5) 部门或个人按时间使用会议室。 2、 使用流程
1) 部门或个人按会议室使用规定使用会议室； 2) 部门或个人自行指定人员安排会务工作。 3、 交还流程
1) 部门或个人使用完毕后，前台接待员检查会议室，发现不按规定使用的，及时要
求部门或个人改正；
2) 如部门或个人不改正，前台接待员应及时上报人事行政