文件管理制度范文.doc

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文件管理制度范文
第一节 总则
一、 为适应公司全方位规范化科学管理，做好公司文件管理工作，使之规范化 和制度化，特制定本制度。
二、 公司文件是传达方针政策，发布公司行政规章制度、指示、请示和答复问 题、指导商洽工作、报告情况、交流信息的重要工具。因此，必须认真做 好文件的管理工作，有效地为公司发展服务。
三、 公司全体员工都应发扬深入调查、联系群众、结合实际、实事求是和认真
负责的工作作风，努力提高文件质量和处理效率。
四、 文件处理必须做到准确、及时、安全，严格按照规定的时限和要求完成。
公司文件由总经办统一发放、传递、用印、保管和立卷归档。
第二节 文件分类
一、 规定。发布重要的行政规章制度，采取重大的强制性行政措施，用“规定”。
二、 决定、决议。对重要事项或重大行动做出安排，用“决定” 。经会议讨论通 过并要求贯彻的事项，用“决议”。
三、 通知。转发上级机关文件，批转下级文件，要求下级办理和需要共同执行 的事项，用“通知”。
四、 通报。表彰先进，批评错误，传达重要信息，用“通报” 。
五、 请示、报告。向上级请求批示与批准，用“请示”。向上级汇报工作、反映 情况、提出建议，用“报告”。
六、批复。答复请示事项用“批复” O
七、函。商洽工作、询问问题、向有关主管部门请求批准等，用“函” 。
八、会议纪要。传达会议议定事项和主要精神，要求与会者共同遵守的，用“会议纪
第三节 文件格式
一、文件一般由标题、发文字号、签发人、密级、紧急程度、正文、附件、发 文时间、印章、主题词、主送单位（部门） 、抄报（送）单位（部门）等部 份组成。
二、文件标题应准确简要概括文件的主要内容。
三、发文字号包括代号、年号、顺序号。
四、公司发文代号分为四种：①“ XXX发”、②“ XXX人发”、③“ XXX客发”。冠 以上述发文代号的内发文件应对全公司具有效力，对外发文应代表公司的 整体意志。
发文一般应该是对公司各方面事务具有一定指导性或约束力的事项的宣告， 日常的程序性、流程性文件则应以工单、请示、报告、简报等形式流转。力避随
“XXX 发”用于公司及各部门的对内对外发文，由总经办统一编号； “ XXX
人发”、“XXX客发”分别用于人力资源部的对内对外发文及客户服务中心的
对外发文，文件由发文部门自行编号，总经办统一认定。 （公司其他部门均 以“ XXX发”的代号发文，以②、③代号发文，须在发文权限范围内。）
五、 文件必须盖章或签字。
六、 密级分为“绝密” 、“机密”、“秘密”。
七、 紧急程度分为“特急” 、“急”、“平”。
八、文件内容要求事实清楚、观点鲜明、条理清晰、文字精炼、用语准确 九、发文单位必须注明全称。 十、多页文件应标明页码。 十一、文字从左至右横写、横排，左侧留装订位。 十二、文件纸一般使用 A4 型。
第四节 收文
一、收文一律使用《 xxx 信息港宽带网络有限公司收文簿》 。
二、外单位来文均由行政