文件管理制度1.doc

文件管理制度
UBCTZ（制）字【2009】第02号A/0/2009-02
1目的
为提高公司文件处理工作的效率和质量，使之规范化、科学化、制度化，结合公司实际情况，特制定本制度。
2范围
本制度适用于优必胜投资有限公司及其子公司。
3职责

，负责本制度的制定与修改。
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4定义
公司文件是指：在公司管理过程中形成的具有执行效力和规范体式的文书，是公司各项工作开展和进行相关工作活动的重要依据。
5参考资料
优耐特动力技术有限公司ISO2008版《文件控制程序》
6程序

：公告、通知、通报、制度、会议纪要、工作报告
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：主要运用于公司的各类人事变动，如：任命、岗位变动等。
：适用于发布临时事件和措施；传达公司高层有关指示；要求下级部门办理或者需要知晓的事项等，如：放假通知等。
：适用于公司采取重大或强制性措施、或人事嘉奖与惩罚，例如：撤销各公公司或部门内部不适当的决定或规定；对做出突出贡献优秀员工的奖励或对于严重违反公司规章制度的员工所做出的处理。
：主要运用于公司各项政策的实施细则及各项工作流程的解释、补充和完善。
：公司、部门召开的会议提出的问题及解决办法，会议决议要求落实的工作等记录文件。
：各部门、子公司、分公司提交的周/月度/年度工作总结及下期工作安排。


公司文件管理归口于企业管理中心，企业管理中心负责公司所有文件的下发管理，负责建立健全公司文件管理制度，加强公司文件的统一协调与管理，按期进行汇总统计，保证公司文件处理工作高效运转。具体由总裁机要秘书负责，公司文件管理人员应忠于职守、廉洁正派、保密观念强。

、下发、宣贯、整理（立卷）、归档等一系列相互关联、衔接有序的工作。
、精简、高效的原则，做到及时、准确、安全、规范。公司文件由企业管理中心统一收发、传递、立卷、归档和销毁。
。所谓受控文件就是指有效文件。有效文件是指正在执行的指导和安排公司工作的文件。明确文件的有效性并通过受控的方式管理公司文件，是防止各部门出现执行无效文件，导致部门间沟通障碍或执行偏差的主要措施。
，应只发给相关人员，非全公司员工相关的文件不得群发，且以当次接收到的文件为有效执行文件，收件人不得转发，因转发邮件造成的执行错误问题，由执行人负责。
，以各层级签发的时间为有效执行文件，任务接收人不得按已过时效的工作节点执行，因执行已过时效节点任务出现执行问题的，由执行人负责。
，只有盖有受控章的文件在受控范围内，签收人不得复印，如因复印导致的执行非受控有效文件，造成的问题由执行人负责。

，可分为：绝密、秘密、一般；
，可分为：特急、紧急、一般；
，可分为：管理总部文件、职能部门文件；
，可分为：公告、通知、通报、制度。

“绝密”、“秘密”及“一般”。即使“一般”文件因为同时是业务文件，所以不允许无限制地向公司外部宣传。
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，大部分属于“秘密”及“一般”。
，还应当标明份数序号。
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，而是按其内容来判断。
下述为一般分类规划：
公司经营计划、发展规划、研发项目、在开发中商尚未公布的项目、产品成本资料等属于“绝密”文件。
技术文件、质量文