ISO体系文件编写.ppt

1 ISO 体系文件编写培训教材供各位同事学习交流品质部 2ISO9000 体系文件编制——目录一、体系文件的重要性二、体系文件的架构三、文件的结构四、流程图绘制五、编写文件五忌六、文件的审查、批准七、质量手册范例八、程序文件范例九、工作指导书范例十、通常程序文件清单十一、通常作业指导书清单 3 l体系文件的重要性?体系文件在 ISO9000 、ISO14000 及QS9000 体系建立和运行的过程中扮演着相当重要的角色: ?符合标准要求?在ISO9001 及ISO14001 的条文中,均要求组织“建立并保持书面的体系,以全面满足此标准的要求”. ?工作的依据?建立体系文件最重要的作用即是所有的工作有所依循,保持一致和稳定的工作方式,以避免不同的人在操作相同的工作时出现不一致的工作方式和标准, 4 l提升管理技术水平的基础?当所有的工作要求都文件化后,公司即可在此基础上通过日常工作不断地完善管理和技术的要求. l防止经验的流失?书面化的运行体系亦可避免由于人员的流失而导致经验的流失,(续一) 5 l改善人际关系?用于工作的依据全部在书面上有明确的指令,在执行上大大减少了口头式的命令和沟通,同时降低了同事之间磨擦的机会. l增加员工的责任心和荣誉感?执行工作人员透过文件知道自己的工作权责和内容,(续二) 6体系文件的架构 l目前建立的体系文件,一般企业均将文件架构分为四个层次,即: ?一阶文件:手册?二阶文件:程序?三阶文件:工作指导书?四阶文件:表单和表格 7体系文件的架构(续一) ?但是,并不是每家企业都必须建立上述架构的体系文件,许多规模较小制程简单的公司往往将文件的结构分为 3个层次,即: ?一阶文件:手册?二阶文件:程序/工作指导书?三阶文件:表单?文件结构的划分完全取决于一间公司的规模、人员的数量同时亦需考虑公司未来的扩充和发展等. 8体系文件的架构(续二) l文件架构的说明?手册?对于一个国家来说,宪法是他的根本大法,任何法律的制订都必要依宪法的要求来拟制,而对于一家公司制造业说,手册即是公司在管理制度上的根本大法,它会叙述公司在体系运行上的大纲要求,简言之,手册即是要求我们应该要做哪些工作. 9体系文件的架构(续三) l程序书?程序即是明确工作进行规定的途径,亦就是说,;做什么事情和由谁来做;何时何地和由谁来做;应使用什么材料、设备和文件,如何对活动进行控制和记录等。 10体系文件的架构(续四) l工作指导书?工作指导书是工作的明确指示,它需详细叙述某一具体的工作如何来执行和操作,很多公司亦称为工作指引或作业标准。 l表单?格式化的记录清晰明了,易于保管,所以在编撰文件时, 就应适当的设计用以做记录的表格,值得注意的是大量的或设计复杂的表格会令工作复杂化,降低效率,所以设计表格应力求共用,在表达明白的前提下,精简填写的项目和内容。