差旅和招待费管理制度.doc

差旅和招待费管理制度一、目的和适用范围: 为进一步加强公司的差旅及招待费用管理工作,统一各部门的报销程序及规定,特制定本制度。本制度适用于公司所有正式员工。二、交通费: 二、出差票务预订流程及要求员工因公出差,应事先填写《出差申请单》,经部门经理审核批准,人事行政部备案后出差,如因事情紧急而未能及时填表,须事先由部门经理口头报告人事行政部,并报部门经理批准,等返回公司后,应立即补办手续。飞机/动车票务预订流程: (1)出差前应单填写《出差申请单》和《机票/动车预订申请表》,经部门经理/审核后, 将申请表交至人事行政部备案。(2)人事行政部根据《出差申请表》审核相关信息, 并与申请人确定航班/动车相关信息后方可出票,订票成功后将订票信息直接发送至出差人员手机、并抄送给行政部经理。( 3)出差人员根据订票信息办理手续。(4)其他交通工具请自行根据出差时间自行定票。票务预订要求: ( 1)提前预订:出差人员在确定出差行程后,应立即办理出差审批手续,并提前 3个工作日预定往返机票/动车票(特殊情况除外); (2)折扣最低:行政部应在指定的票务公司预定机票。定票时,在满足预定者出行要求的前提下,本着节约开支的原则进行预定,尽量选择出行当天工作时间内票价最低的航班。(3)改签或退票: ①机票/动车票预订成功后,无特殊原因一律不得改签或退票。②因公司出差计划调整,出差人员需要变更行程的,因提前 1-2 个工作日告知前台文员,并提交情况说明,否则不与办理改签或退票;出差在外人员可先电话告知,回来后补办相关手续。③因个人原因变更行程的,应自行承担改签或退票费用。第三条出差报、支流程员工出差报、支的流程如下:出差人凭核准的预支金额,填写《借款单》,向财务预支差旅费。(1)出差人返回后 7日内应填写差旅费报销单,注明实际出差日期、起始讫地点、工作内容、报支项目、金额等,由部门经理和财务部会计审核后报总经理批准,在报销时冲销预支数。备注:出差人返回报销时,需出具书面出差工作报告,将出差工作内容详细描述,并经部门经理签字后附在出差报销单后,方可到财务处报销。第三条出差开支标准及报销审批(一)交通、住宿费标准 1、各类员工交通、住宿费可报销的标准,见下表: 2、上表第 3类员工乘坐飞机,在不超过同等硬卧票价 100 元的,可据实报销。 3、上表第 3类员工如参公司组织的管理行动,如专项调研等,经人事行政中心负责人及总经理书面批准后,车费可参照中级管理层标准执行。 4、随同上级出差,车费及住宿标准可参照上级。 5、如陪同客人出差,员工可根据客人职级,选择较为合适的交通及住宿标准,但最高不得超过陪同员工的上一级标准。 6、地区分类: 一类地区:系指经济发达、物价偏高的沿海地区(消费指数在 (含)以上的城市, 如北京、上海、深圳、广州等)。二类地区:部分省会城市、直辖市、经济特区、地级市。(消费指数在 (含) 之间的城市,如厦门、杭州、宁波、温州、、东莞、苏州、常州、无锡、湖州、济南等地)。三类地区:除一类、二类地区以外的市县(消费指数在 以下的城市,如福州、青岛、台州、南京、三明、天津等地)。 7、其他公司组织的专项活动,必须事前做出预算并向财务部会计/人事行政中心经理提出申请,经总经理批准的预算标准执行,不参照上述标准报销。(二)综合补贴