文书管理制度.docx

文书管理制度
受控状态
制度名称

文书管理制度
编 号
执行部门 监督部门 考证部门
第一章 总则
第1条目的
为使文书管理制度化、规范化，以增进文书处理的品质及效率，特制定本制度。第2条范围
本单位各部门与外界往来文书的收发均由行政管理部负责。
第二章 收文
第 3 条 签收文件时，要确认收文单位或收件人姓名无误后再进行签收。
第 4 条 签收文件时，要对文件的份数、标题等内容逐份清查核对，如发现其中一项不对口，应及时报告主管领导。
第 5 条 签收文件应签写姓名并注明时间。
第 6 条 文件的登记编号：对收到的文件，要分类逐件在《收文登记簿》上详细登记。登记项目一般包括收到日期、顺序编号、来文单位、发文字号和文件标题。参加各种会议带回的文件、材料，在传达、
汇报结束后应交行政管理部保管，个人不得存放。
第 7 条 内部制发文件流转，由各部门自行登记、收文、立卷、存档。第三章 发文
第 8 条 企业的文件由行政管理部负责起草和审核，由总经理签发；企业本部各部门的文件由各部门
第 9 条 以各部门名义撰写的文件，由各部门自行登记、签发。
第 10 条 在企业日常项目开发和经营管理中， 有关图纸、 技术文件、 工艺修改、 审批工作、 安排部署、
传达上级指示等事项应按有关制度办理，经分管领导批准后，由主管业务部门书面或口头通知执行，一般
不用企业文件的形式发布。
第四章 分文
第 11 条 外来文件由行政管理部登记收文后，根据业务性质分送各有关部门处理。第 12 条 内部制发文件流转时，由发文部门登记签发后，直接送收文部门登记签收。
第五章 会签
第 13 条 需多部门或多人会签处理的文件应附上《收文处理单》 。
第 14 条 各部门收到需参与会签的文件时，须本着本部门的职责及时认真处理并签署意见。
第 15 条 文件收文后，再依《收文处理单》内所指定的会签顺序，转送其他会签部门或某人，若某部门或某人为最后一个会签单位，则处理后将本文件转送行政管理部。
第 16 条 重要文件的审核、批示与执行
涉及企业总体协调或应由总经理审核的文件，由行政管理部汇总签办意见，呈总经理或交其他授权者
做最终的审核、批示，并下发相关部门予以执行。
第六章 立档
第 17 条 经办理归档后的文件应立档管理。 行政文件由办公室立档管理， 业务文件由业务办公室立档
管理，次年移