公司档案管理制度和流程.doc

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公司档案管理制度和流程
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公司档案管理制度和流程
公司文件档案管理制度及流程
一、目的
增强文件档案管理，规范公司文件档案的采集、归档程序和方法，保证公司档案的完好
性、正确性和系统性。供给切合公司需乞降保证管理系统有效运转的凭据。
二、 合用范围
合用于公司及各部门档案的采集、整理、分类、利用及归档。
三、 术语和定义
1、 档案：指公司过去和此刻各级部门及员工从事业务、经营、公司管理、宣传等活
动中所直接形成的对公司有保留价值的各样文字、图表、账册、凭据、报表、电脑
盘片、声像、胶卷、荣誉实物、证件等不一样形式的历史记录。
2、 档案管理：就是指档案的采集、整理、判定、保留、统计、供给利用等活动。
四、 职责
1、 行政人事部：
1） 负责公司档案的集中管理和制度执行及检查工作， 并负责敦促指导部门档案管理；
2） 成立健全公司档案管理制度，指导、监察和检查执行状况；
3） 采集、整理、分类、判定、统计、保留公司的档案和其余资料；
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4） 负责公司档案的利用和销毁管理，监控档案利用和销毁的全过程，保证公司档案
的安全；
5） 提升档案信息的利用效率，促使信息传达和交流；
6） 负责组织学习和培训档案管理方法、使用知识。
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2、 其余各部门有关人员：
1）负责在工作改动时，做好或辅助移交工作，并及时通知行政人事部；
2）向行政人事部移交合同或文件资料原件或复印件；
3）负责本部门文件资料或合同复印件的平时采集、表记、储存、保留、利用、归档；
4）财务部负责按规定独立建档保留财务档案资料；
3、 各部门档案主管人员
1）负责部门档案的管理。
4、 各部门负责人
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1）负责对部门档案管理监察检查。
五、 工作程序
1、档案资料的采集
1）各部门有关人员负责对本部门平时工作中形成的合同及文件资料进行采集，并编制
部门《文件（合同）管理记录目录》 。
2）各部门文件、合同样资料原件需要保留的，各部门分别进行整理，并编制《移交目
录》每季度向行政人事部移交。
a) 归档范围及移交时间：每季度结束后次月 10 日前。
b) 档案资料的表记
各部门对各自保留的档案资料编号，编号规则见后。
c) 档案资料的平时管理：
⑴ 电子类合同或其余需要保留的电子文件，应该及时寄存于指定电脑硬盘内。
，以便
⑵ 文件、合同资料要登记详尽信息，并编制《文件（合同）管理记录目录》
检索利用。
⑶ 文件资料、合同要科学摆列，按编号次序寄存于文件盒内，并加以表记，齐整
排放在文件／档案柜中。
d) 档案借阅
(1) 借阅档案要执行借阅手续，填写《借阅审批单》 。借阅档案原件只限在公司内，
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不可以带出；一定带出公司查阅的，需依据借阅权限由有关领导同意；
⑵档案外借一般只借复印件，需借原件者须经总经理同意，借阅的档案交还时，一定
当面点交清楚，如发现丢失或破坏，应立刻报告直接上司；
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⑶借阅档案用完后，应及时归还，如超出借阅时间，须从头办理手续；
⑷借档人一定爱惜档案，不得私自涂改、污损、勾勒、剪裁、抽取、拆卸、调动、摘
抄、翻印、复印、拍照，不得转借或破坏；
e) 档案销毁
⑴对已失掉利用价值的档案，销毁时，一定写申请销毁报告，编制销毁目录，报部门
总经理同意，同意后方可销毁。
⑵执行销毁任务时，一定由行政人事部人员监销，监销人不得少于二人，并在销毁目
录上署名。最后，把销毁目录和同意手续文件，一并存档永远保留。
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