公司档案资料管理制度.docx

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公司档案资料管理制度
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公司档案资料管理制度
公司档案资料管理制度
第一条 为了规范公司档案资料管理工作， 保证档案的完好性及保密性， 理顺工作程序，明确工作职责，根绝资料流失，特拟订本制度。
第二条 档案管理机构及其职责
1、公司档案工作推行二级管理，一级管理是指公司综合办公室的兼顾管理；二
级管理是指各部门的档案资料管理。
2、综合办公室负责公司全部档案资料的一致采集管理， 各部门的内勤负责本部
门档案资料的使用管理。
第三条 归档制度
1、凡是属于公司战略发展、生产经营、公司管理及工程建设等活动，拥有查考
利用价值的文件、制度、资料均属归档范围。
2、凡属归档范围的文件资料，均由公司集中一致管理。
3、归档的文件资料，原则上一定是原件，原件用于报批不可以归档或有关部门保
留的，综合办公室保留复印件。
4、凡公司业务活动中收到的文件、信函包办后均要实时归档；以公司名义发出
的文件、信函要留稿本及正文备查。
5、业务活动中波及金融财税方面的资料，由经营管理部按《中华人民共和国会
计法》的有关规定保留原件；属于人力资源方面的资料，由综合办公室人力资源保
存原件；属于工程建设方面的，由工程后勤部保留原件。
6、公司对外签署的经济合同，应由经营管理部及合同执行（或签署）部门各保
存一份。特别状况只有一份原件时，由经营管理部保留原件。
7、归档范围外的资料包含各部门采集的客史档案、客情通告、经营数据剖析、
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部门下发的内部通启、工作联系单、以及经营部门的小票等由各部门自行保留。
第四条 档案资料保留束度
1、公司要建立寄存档案的特意库房，各部门应依据保留档案数目，设置寄存档
案的箱柜，并具备防火、防潮、防虫等安全条件。
2、档案要分类、分卷装订成册，保留要有条理，主次分明，寄存科学，以便于
查找。
3、依占有关规定及公司实质状况， 确立档案保留限期， 每年年关据此进行整理、
剔除。
4、经确立需销毁的档案，由档案管理员假造销毁清册，经公司领导及有关人员
会审赞同后销毁。销毁的档案清单由档案员永远保留。
5、凡公司工作人员调离岗位前一定做好资料移交工作，方可办理调换手续。
第五条 档案资料保留限期
1、凡是由公司名义发出的文件、请示、会议纪要、通告、管理制度、工程建设
等档案资料，以及公司收到的重要的文件、会议纪要、信函、有关批复等资料永远
保留。
2、凡是波及金融财税方面的资料、经营合同样保留限期严格依据《中华人民共
和国会计法》的有关规定保留。
3、在各部门寄存的由部门下发的内部通启、工作联系单，保留限期为一年。营
业小票、预定单、客情通告等在查对清楚业务已结束的状况下，保留限期为半年，