证照资料管理制度流程.doc

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证照资料管理制度
（试行）
1. 目的
为确保**公司（以下简称“公司”）战略目标的实现，推进公司“制度化、规范化、标准化、精细化” 管理，保证公司证照资料使用的合法性、严肃性、权威性，维护公司形象及合法权益，杜绝证照资料滥用等违法、违规行为的发生，制定本制度。
2. 适用范围
本制度适用于公司各类证照资料的管理。
3. 证照资料的种类
经营许可类：营业执照（五证合一）、开户许可证、机构信用代码证、融资性金融许可证、社保登记本、贷款卡、发票领购簿等。
财产产权类： 土地使用证、房屋所有权权证、机动车行驶证等。
资信类文件：公司章程、验资报告、审计报告、专项审计报告、评估报告、信用评级报告、工商年检报告等。
重要文件：各银行合作协议、董事会任命文件、董事会决议、政府部门公文批复等。
4. 证照资料申办流程
证照资料申办流程图
岗位职责：
岗 位
职 责
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经办人

，审批程序完备后办理证照相关事项。
部门经理
对所办理证照的适用性、合理性负责。
副总经理
依据岗位职责履行审核职责。
总经理
行使审批权。
流程关键控制节点：
经办人需到相关部门领取办理证照所需的各种表单及准备资料清单。
公司各类证照资料的办理由各证照的管理部门提出，并根据需要填写《证照资料申办审批单》（），经办人需填写申请人名称、申请日期、隶属部门、申办证照名称、使用范围（或事由）等信息，经部门经理、副总经理、总经理审核/审批后方可办理。
审批手续完备后经办人准备所需资料，经部门经理审核无误后,按照公司《印章管理制度（试行）》规定办理用印。
经办人应及时领回所办证照资料，并按岗位职责分工进行登记及保管。

《证照资料申办审批单》（）
5. 证照资料使用的管理
证照资料使用申请流程图
岗位职责：
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岗 位
职 责
申请人
按照使用要求如实填写《证照资料使用审批记录单》或《证照资料外出使用审批单》，并逐级审批。
申请部门经理
对证照资料使用用途及范围的真实性负责。
保管部门
审核证照资料使用的用途是否合理；
对证照资料使用的安全性负责。
总经理
行使审批权。
流程关键控制节点：
申请人因工作需要，借阅、复印、外出使用证照资料，应根据情况如实填写《证照资料使用审批记录单》（）或《证照资料外出使用审批单》（），写明事由及拟用证照资料名称、件数等进行详细说明。
证照资料保管员应建立《证照资料使用登记薄》，详细登记证照资料使用时间、用途、使用类型、申请部门、申请人等内容，并定期归档。申请人在使用证照资料前应配合证照资料保管员填写《证照资料使用登记表》（），如需外出使用时应配合证照资料管理员填写《证照资料外出使用登记表》（）。
公司证照资料使用外出时需随行一名人员保管，外出期间证照资料由同行人保管，不可由使用人保管。同行人对证照资料的使用范围、安全保管负责，并负责监督使用人合理用件。
外出使用人只可将证照资料用于申请事由，不得用于申请证照资料
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事项以外的事项，使用完毕后应立即交回。
证照资料保管员只有证照提供权，没有审批权。
证照资料保管员不得在审核/审批手续不完备的情况下提供证照资料，如遇到特殊情况相关授权领导无法签字，应电话通知授权领导，得到许可后方可提供证照资料，并督促使用人事后补齐审核/审批手续。
在审批手续不符合规定时，证照资料保管员仍提供证照资料的，由证照资料保管员承担一切责任；审核/审批手续齐全，出现问题后应由申请人及审核/审批人分别承担相应责任。
公司所有部门及分支机构在对外提供证照、资料及文件时应及时登记 《证照/资料/文件领用登记表》（）
流程文件/表单
《证照资料使用审批记录单》（）
《证照资料使用登记表》（）
《证照资料外出使用审批单》（）