会议流程会后.ppt

会议流程 —— 会后
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送别与会人员
一、安排与会人员
安排暂留人员
送站服务
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安排专门的工作人员，在会场外、宾 馆门口欢迎参会人员离开。
一般的参会者，可安排礼仪小姐或他们工作人员送行；对于身份特殊的参会者（如上级领导）， 则应当安排身份对等的人员送行。
送行时应当充分注意礼仪，向对方表 现出诚挚的惜别之情。
送别与会人员
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由于各种原因，有部分人员在会议结束后暂时不离开，需要主办方继续做好服务工作，妥善安排他们的住宿、饮食和出行。
暂留人员中有一部分是外地人员，可能会存在旅游或购物需求，会议主办方应适当给予必要的协助。
暂留人员中还有一部分是会议工作人员，由于进行善后工作而需要继续驻留，应当合理安排费用，尽快完成全部工作。
安排暂留人员
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和报到时不同，会议结束后人员离会往往比较集中，如果是大型会议在短时间内需要大批车辆送站，因此会议组织者应当提前安排足够的车辆和人员服务。
如果会场距离机场、车站较远，为了满足需要可以安排大型客车集中运送。送站之前，会议工作人员可根据所预定车票的情况合理分配车辆和运力，保证参会人员能及时到达车站或机场以免延误行程。
送站服务
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二、会议费用结算
在会议的组织过程中，有多项费用需要等到会议结束才能进行结算和支付，例如会议场地的租赁费用、设备租赁费用、食宿费用、人员劳务费等。在会议结束后安排专门的财会人员办理此项工作。
结算会议费用时应当做到账款两清、准确无误，将相关的票据、合同和账目妥善保管，防止混乱和丢失。参会人员如果需要发票，可以向其开具正规的票据，同时协助酒店办理参会人员的退房手续。
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会议财务管理的原则：
遵守制度，严格手续
量入为出，收支平衡
精打细算，厉行节约
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三、收集整理会议文件资料
确定会议文件资料的收集范围
会前准备并分发的文件资料
会中产生的文件资料
会后的文件资料
及时收集会议资料
确保在与会人员离会前全部收齐全
正确选择收集文件资料的渠道
履行严格的登记手续
收集整理过程中注意保密
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整理会议文件资料的工作程序
将收集的文件资料进行登记
向上级汇报汇总情况
甄别整理、分类归卷
卷内文件的排列、编号、编目
填写卷内文件的备考表
拟制案卷标题，填写案卷封面
移交档案室
清理并销毁不再利用的纸张
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四、制发会议纪要
整理完善会议记录及相关会议文件资料
拟写会议纪要
确定印发范围
接收者确认
领导签字
印刷
用印
分发
归档保存
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