采购仓库管理制度及流程.doc

采购、仓库管理制度及流程
目
为了进一步健全公司采购管理制度，规范物资采购流程，提高公司采购效率，明确岗位职责，保证采购工作正常化、规范化，加强与各部门间配合，特制定本制度。
合用范畴
合用于我司所有采购物资及耗材品。
基本原则
采购是一项重要、严肃工作，各级管理人员和采购经办人必要高度注重。采购必要坚持“秉公办事、维护公司利益”原则，并综合考虑质量、价格因素，择优选用。
工作程序
采购申请
采购之前，申购人应向仓库询问所需物资与否有库存，以免重复采购。
申购部门应至少提前一周进行采购申请。采购较难或需要定做物资，应酌情提前，给与采购部门充分采购时间。
各部门申购人应根据所需物资名称、规格、数量、需求日期及注意事项等，填写《采购筹划单》（表1），并以每周四下班时间为结点，向行政部发送下一周采购筹划，逾期将自动划分为次次周采购筹划。
物资采购筹划单由钉钉系统上报审批流程，经各部门领导审批后由行政部接受，汇总后派专人负责采购，行政部统一保管和发放。
物资采购筹划单请规范填写，并尽量详尽。填写不规范或漏填，将退回重新上报。因填写内容不明确或不详尽而导致采购物品与所需不符，由申购部门自行负责。
如因特殊因素浮现无法提前筹划紧急申购事项，则由申购部门负责人与行政部负责人直接沟通，并同步填写《紧急申购单》（表2）上报审批流程。
若撤销采购，应及时告知采购部门，以免导致不必要损失。
采购流程
采购部门每周五集中汇总全公司下一周物资采购筹划，并做好相应工作安排。
采购工作应在有关申购审批流程结束后开始进行；紧急申购可酌情解决。
到货后必要严格检查货品数量、质量等与否符合规定。如不符合，应及时进行退换货解决；符合货品做好采购台账，并办理入库登记。
采购付款方式
采购人员以审批结束《采购筹划单》或《紧急申购单》为根据，到财务部备案后，办理借支采购费用，或告知财务办理汇款手续。
借支款项专款专用，不得用于与借款用途无关开支。如无需开支时，借款人应积极归还财务部门借款，部门负责人及财务部需检查借款使用。
借支采购金额以实际采购发票、收据等为准进行核销。财务部与采购人员做借支核销时，若所借金额不不大于报销金额，需把多余金额退回财务部，不得以私人借支形式与财务部挂账。
若因故无法提迈进行采购借支，则需采购人员进行先行垫付，并尽快将发票或收据提交财务部门办理报销手续。
由财务部门直接付款、有订金或滞纳金等形式分期式付款，需采购人员与财务部门配合，保证付款及时性与精确性。
入库流程
采购物资验收后，仓库管理员需及时与采购人员交接，填写《入库单》（表3），办理物资入库。
商品核验无误后，仓库管理员根据入库单及时进行物资登记，更新库存账目，详细记录商品名称、数量、规格、入库时间、存货单位等，做到帐、货相符。
将入库物资放入仓库，保证仓库整洁有序。
领用出库流程
领用部门需先填写《领用出库单》（表4），再进行物资领取。
为倡导节约节俭，普通惯用物品损耗，需以老旧换新。
仓库管理员依照领用单，及时更新《库存台账》（表5）。
采购流程图如下：
申购部门
采购意向
填写《采购筹划单》
仓库
验收入库
无库存
查询库存
钉钉系统
上报审批流程
采购部