浙江房地产企业合同管理制度.doc

浙江房地产企业合同管理制度目录总则《合同管理制度》总表第一篇合同计划管理第一章合同签订计划第二章合同履行计划第二篇合同签订管理第一章合同签订原则第二章合同签订流程第三章合同权限管理第四章合同编号管理第五章格式合同管理第六章合同注意事项第三篇合同履行管理第一章合同跟踪管理第二章合同履行跟踪第三章对外文书管理第四篇合同考评管理第一章部门合同考评第二章资产合同考评第三章财务合同考评第四章法务合同考评附则各类附表及附件总则合同的主要作用在于防范和控制企业交易和投资的风险, 对于企业运营的整个过程起着非常关键的作用;而合同管理则是规范合同签订、降低合同风险、保证合同目的实现( 包括达到既定的成果质量标准和确保收付款项无误) 的主要控制和保障手段,是公司内部管理系统的重要组成部分。公司的合同管理系统主要包括四大内容: 合同计划管理、合同签订管理、合同履行管理及合同考评管理。合同计划管理的主要目的在于做好合同签订及履行的规划和预见工作,确保按计划、有序地安排合同的签订及履行工作,避免出现遗漏或无序状况。合同签订管理的主要目的在于做好客户信誉和综合能力的评估、明确标的物的质量控制内容、优化合同价款及付款方式以及规范合同条款的拟订, 确保不因客户论证不到位、质量控制内容不完整、不准确或合同条款表述方面的差错而给合同履行或救济造成困难。合同履行管理的主要目的在于做好合同签订完毕实际履行过程中的各项成果验收和收付款内容的把关和跟踪工作, 确保合同标的达到既定的质量标准, 收付款项无差错, 实现合同目的。为了规范合同履行的跟踪工作,公司特别出台了《合同跟踪内容审批流程》,并配合该流程要求制作了信息化管理系统, 以确保合同跟踪内容完整无遗漏, 通过系统实时反映合同的真实履行情况。另一方面, 为了确保合同履行过程中各项书面依据的规范性和有效性, 公司特别针对法务类对外文书的出台了《对外文书( 法务类) 管理办法》。合同考评管理的主要目的在于确保各责任人遵循合同管理各项已生效的制度及流程,自觉把好合同签订及合同履行中的各道关卡,确保合同目的的实现。为了便于统观整个合同签订、合同履行及合同考评的流程及内容, 特制定了《合同管理制度》总表,以供相关人员简单查阅流程,但具体要求尚须查阅具体各篇及各章节内容。法务部作为公司法律风险防范和法律纠纷处理的责任部门, 负责与合同管理相关的所有制度的制订及监督执行,并对本制度汇编享有最终解释权。《合同管理制度》总表类目关键环节适用流程质量标准考评办法合同计划 25日报月计划 12月报年计划部门指定人员制表→部门负责人审核→各项目经理审核→计划交资产、法务、财务审查备案按时上报年度及月度合同签订计划、履行计划,并确保上报的计划内容完整、时间合理、状态真实①逾期上报计划的,每逾期一天扣 分; ②上报计划不完整或错误的,每一项扣 分; ③计划的签订时间不合理的,每次扣 分; ④履行状态不真实的,每次扣 分。合同签订招标/报价流程 (考核价格) 批准流程 OA 系统中各类“目标执行批准流程”( 具体流程按质量部、财务部要求执行) 确保目标执行批准书中各项要求(包括成果内容及品质,完成时间以及对客户的约束要求等) 完整、准确,满足合同起草要求目标执行批准书内容不完整,不满足合同起草要求的,每少一项扣 分(其他具体要求由质量部、财务部实施考评) (报价信息) 批准流程(OA 系统中“自由流程”,须关联“目标执行批准流程”) 主办部门或法务部起草招标文件(报价信息)→技术责任人、财务责任人、资产责任人同步审核→返回发文者按修改意见修改→( OA 系统中“招标文件批准流程”,须关联“目标执行批准流程”及前一“自由流程”)→部门负责人审核→项目总经理审核→法务主管审核→执行董事审批确保招标文件/ 报价信息内容满足项目实际需求,文字表述无误,不因内容或文字表述差错而造成损失。①招标文件或报价信息内容或文字表述存在明显差错而被指正的, 每次扣 分; ②因内容或文字表述差错而造成公司损失的,每 2万元扣 1分。③审核人逾期完成审核而影响项目进度的,每影响一天扣 (以下环节中涉及审核的,则考评标准与此相同)。 3 .客户批准流程 OA 系统中的“客户批准流程”( 具体流程按资产采购部要求执行) 确保所报客户具备实现合同目的的综合实力和信用等级。签订合同的单位无实际履约能力或信用程度不够的,扣 分;因此造成公司损失的,每 2 万元扣 1 分。( 客户及中标单位批准过程中发生的其他如客户数量提供不足、资料不准确、中标价格不合理等的考核由资产管理中心及执行董事实施考评) 4 .评标办法审批流程具体流程、质量标准及考评办法按资产采购部要求执行 5 .中标单位批准流程 O