公司档案管理核心制度.docx

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XXX文件归档制度
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1、目标
加强档案管理，规范企业档案搜集、归档程序和方法，确保企业档案完整性、正确性和系统性。提供符合企业需求和确保管理体系有效运行证据。
2、适用范围
适适用于企业及各部门档案搜集、整理、分类、利用及归档。
术语和定义
：指企业过去和现在各级部门及职员从事业务、经营、企业管理、公关宣传等活动中所直接形成对企业有保留价值多种文字、图表、账册、凭证、报表、技术资料、电脑盘片、声像、胶卷、荣誉实物、证件等不一样形式历史统计。
：就是指档案搜集、整理、判定、保管、统计、提供利用等活动。
职责

，并负责督促指导部门档案管理和项目档案管理。
、政策、要求；
，指导、监督和检验实施情况；
、整理、分类、判定、统计、保管企业档案和其它资料；
，监控档案利用和销毁全过程，确保企业档案安全；指导企业档案管理工作。

、标识，立即上交办公室存档。负责在工作变动时，做好或帮助移交工作，并立即通知办公室档案管理员；
、化验室、财务部负责管理运行过程中质量管理体系相关统计及文件保留。

负责对企业档案日常管理工作监督检验和相关制度步骤、方案、汇报审批。
总经理
负责企业档案管理工作决议和考评。
内容
、资料起源和范围：接收、发放，内部文件和外来文件
《文件接收记录表》
《文件发放记录表》
、资料归档范围和归档分类
：企业对内和对外已行文规章制度、要求、决定、决议、通知、通报、请示、汇报、批复、函件、会议纪要、企业各类证照。
：企业计划、年度计划、经营情况、委托书、协议书、协议、项目方案等。
：劳感人事档案、劳动工资档案、社保缴纳明细、奖惩情况等。
：政府下发至企业各类文件（分类依据：以政府职能部门划分）。
：在、多种财务票证、票据，财务审计档案、会计档案、统计资料等。
：企业含有保留价值图纸、软件、照片、光碟、音像等。
：企业文件、资料归档编制和编号应遵照和符合：统一归类、轻重有别、一案一号、便利查阅和保管标准。遇有一案归入多类者，应先确定其关键类别进行编号。
：企业全部应归档文件、资料，一律为文件起源、文件范围和部门头一个字汉语拼音首字母大写合并来做编号。如：企业办公室文件编号FNB（分部、内部、办公室），燃气企业人事部文件SWR（企业、外部、人事部）
：代码1--行政类、2--经营业务类、3--人事类、4--政府类、5--财务类、6--音像类。
：根据文件入档时间前后，以年月日加十进行归编。
：文档分为C--通常级、B--关键级、A--机密级
“C”通常级文档包含：公开公布企业经营发展纲领、经营战略和方针、各类通知、任命、年度总结和领导讲话、通常会议资料等。
“B”关键级文档包含：企业关键会议纪要、关键经营项目及决议、经营协议、企业经营情况、人事薪资档案资料、劳动协议、技术资料、财务资料等。
“A”机密级文档包含：内控企业经营发展纲领计划、战略性合作协议及其协议。
：文件起源、文件范围、部门+类别+年月日+归档序号+密级程度。如:5月6日企业办公室公开公布第一号通知，编号：FNB10506(C）

、协议资料要登记具体信息，并编制《文件（协议）管理统计目录》，方便检索利用。
、协议要科学排列，按编号次序存放于文件盒内，并加以标识，整齐排放在档案柜中。
，应该立即存放于档案室指定电脑硬盘内或制作专门光盘进行编号保留。

：填写《档案借阅审批单》办理借阅手续。
机密级：机密档案需经总经理同意。
关键级：关键级档案需经副