收发文管理新规制度.docx

收发文管理制度
第一章 总则
第一条 为了规范企业对收发文管理，提升文件利用效率，进而提升企业工作质量和工作效率，特制订本制度。
第二条 企业文件是传达方针政策，公布企业规章制度、请示、指示和回复问题，指导工作，汇报情况等关键工具。
所以，必需认真做好文件收发管理工作，有效地为企业服务。
第三条 企业所收发文件由办公室统一签收、发放、传输、保管和立卷归档。收发文人员必需依据相关文件资料，如实填写收文记录表和发文记录表，必需根据正确、立即、安全、统一标准做好企业收发文管理工作。
第二章 发文办理
第四条 发文，发文办理是指企业对外发出公文，首先要拟稿，稿子写好后要送部门责任人审核，然后报请相关领导人签发，签发后送印，印制好校对后发出。发文办理关键包含以下多个工作程序：
1、拟稿：拟稿是指把领导人或企业发文意图条理化、显物化，是发文处理关键程序之一。企业公文、日常业务和关键关键请示、汇报、工作汇报、情况说明、申请和复函由各包含到职能部门负责拟稿，拟稿要求内容要情况属实、见解明确、条理清楚、措辞严谨、自动规避责任。
2、核稿：核稿是指由拟稿部门责任人对拟好文稿进行审查、查对、修改，为签发做好准备。
3、会签：凡公文包含到其它部门相关事宜，需给相关部门会签。相关部门会签后送办公室责任人对公文进行复核，复核关键内容为是否已协商、会签；文种、公文格式是否正确等。
4、签发：关键请示、汇报、工作汇报、情况说明、申请和复函等一律送领导签发。工程部、总工办通常事务性公文送开发总经理签发。各分企业公文由各分企业总经理签发。统一由办公室印发。
5、用印：用印是指办公室对已签发打印公文进行盖章。
6、发文登记：发文登记是指由办公室人员将待发公文登记造册，以备存查。
7、分发：分发是指由办公室把用过印并已登记过公文经过合适方法（如邮寄、传真、电子邮件、专员递送、来人签收等）传输给收文单位，一并填写收发文登记簿。
8、注发：注发是指由办公室对发文办理结果给予注明。如谁经手，发了一份什么文件，经由什么渠道发出等。
9、存档：在发文办理步骤结束后，办公室人员根据文书档案归档要求对所发公文进行存档（应包含底稿、正文，及相关电子文档，并定时将电子档备份到专门硬盘）。
第三章 收文办理
第六条 收文是指政府相关主管部门及外部机关送达企业公务文书和材料，包含文件、其它文字资料等。收文办理是指对来自企业外部文件所实施处理和管理。工程管理类收文由收文单位交办公室按相关要求办理，立即传达成各相关分管领导和关联部室，办公室定时对工程部收文进行备份存档。收文办理关键包含以下多个程序：
1、签收：签收是指收件人在对方公文投递单或送文簿上签字，表示收到。收到来文，首先要看清是否属于本单位收文，然后清点，核实来文数量、封皮编号和投递是否相符，检验文件装封是否破散，密封条是否被拆等情况，检验无误后，方可签字、盖章、注时。
2、收文登记：收文登记是指对收进公文进行注册、编写收文号等。将收到文件先按来文机关或部门进行分类按收文日期、收文序号、来文单位、来文字号、文件标题、份数、等逐项进行登记。
3、拟办：在收文登记后，由收文人送办公室责任人审核，符合相关要求，办公室应立即提出办理意见和提议，送请关键领导人指示后交相关部门办理。
4、批办：批办是指