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邮件写作规范.docXXXX有限公司软件部邮件规范
一、 邮件配置
1、 公司为每一位正式全职员工配备企业邮箱，邮箱用户名为：员工名全拼+ 姓首字母***@ （示例：******@cnwenzheng;.com）,用户名一经确 定严禁修改；
2、 为确保数据安全，邮箱密码应在第一时间修改；
3、 邮箱账户属性中应将“发件人”更改为本人真实全面，如：闻政；
4、 推荐使用Foxmail电子邮箱客户端，以便进行统一管理。
二、 邮件文本及格式规范
（-）邮件内容
一封完整的电子邮件包括：收件人邮件地址（抄送/密送邮件地址）、邮件主 题、收件人称呼、邮件正文、邮件结束语、本人签名、发件日期。有明显称呼、 签名、日期的邮件，能使查阅者一目了然。
（二） 邮件字体
1、 中文和标点全文使用统一字体，微软雅黑和宋体，英文和数字用Times
New Roman；
2、 字体全文统一，大小适宜，不宜过大或过小，、11磅或 12磅；
3、 字体颜色为黑色，个别重点处可加粗、加大或使用其他显著的颜色。
（三） 邮件附件
如邮件中含有附件，应在邮件正文中说明附件数量及内容。示例：附件中共 包括三份文档，分别是X、Y和Z,请查收。同时，邮件的命名应规范，一般包 括：制作单位-文档类型-文档名称，如有多份附件，应注明编号，示例：01-闻政 -方案-XXXX绩效评价。
（四） 邮件格式
对外邮件应使用公司统一的Logo及信纸格式，如无信纸格式，则不使用信 纸。对内邮件可根据情况选择信纸。
（五） 个人签名
1、个人签名档一般需包括内容：姓名、所在部门/岗位、联系方式等；
2、对外邮件签名应采用规范格式，除个人信息外，还需包括公司名称、地
址、邮政编码、公司网站等。
二、 邮件语言文字规范
1、 文档一般用中文书写，除特殊需要外，不得使用已废除的繁体字、异体 字等不规范汉字；
2、 文字、标点符号和数字的使用应严格执行《中华人民共和国国家通用语 言文字法》和国家语言文字工作委员会制定的有关规定；
3、 语言表述清楚、简练，不能有岐义；
4、 段落分明、清晰，段落之间用空行间隔；
5、 尽量少用口语，不用俚语，用语忌言辞激烈及过分表露个人情绪。
三、 邮件发送规范
（一） 邮件主题
邮件必须注明主题，邮件主题不宜过于冗长，一般需包括：发件主体或发件 人、发件内容、发件日期。示例：闻政-方案-XXXX项目-20140501,周工作总 结及考勤-闻小政-20140501 o当主体过于冗长时，可略去日期。
（二） 邮件发送
1、 应明确收件人的范围，不遗漏不遗漏需要发送的人，不发给无关人员；
2、 应注意区分收件人、抄送和密送。一般情况下，应明确主送人和抄送人, 避免两者混淆不分，主送人为必须知悉该邮件内容的当事人，涉及请示、问询等 内容的，或需要指示、告知时，当事人一般需要回复，抄送人为有必要了解该邮 件内容的人员，对外联系时若客户，可选择密送上级领导；
3、 敏感信息需注意表达方式；
4、 决定性、关键性内容要点应在正文中描述，附件作为详细分解说明；
5、 转发邮件时，要注意内容保密性，检查原邮件内容，确定需要引用的内 容，如有必