档案管理制度.doc

档案管理制度
目的
为了使公司档案管理工作更加规范化，制度化，特制定本制度。
范围
本制度适用于包括股东会、董事会以及公司行政、经营、财务、技术等各部门、单位在工作活动中形成的、处理完毕的、具有参考价值的收发文件档案管理制度
目的
为了使公司档案管理工作更加规范化，制度化，特制定本制度。
范围
本制度适用于包括股东会、董事会以及公司行政、经营、财务、技术等各部门、单位在工作活动中形成的、处理完毕的、具有参考价值的收发文件、电报、会议文件、内部文件、电话记录、会议记录、图表、簿册、存根、原稿和印本、照片、录音带等全部文件材料都需要立卷归档。
全部文件、资料，在执行时亦不得违反保密制度。
职责
档案管理员：负责公司档案的收发、登记、整理、借阅、归档、保管工作。
全体员工：负责自己岗位职责范围内档案的制作、整理工作。
行政财务经理：系档案管理员的上级，对档案管理员的工作负有检查与监督的义务。
分管营销总监：负责安排技术资料的整理工作，对技术资料档案的保管工作负有领导责任，负责对技术资料的查阅、销毁的审批工作。
管理中心总监：对档案的保管工作负有领导责任，负责对档案查阅、销毁的审批工作。
分类
公司档案分为以下五大类：行政制度类（XZ）、经营管理类(JY)、财务管理类(CW)、人力资源类(RS)、技术资料类(JS)，具体内容和代码见“档案分类表”。
规定
5．1 档案的制作、整理、保管、销毁的规定
5．1．1 各类档案应按档案分类表分类进行整理，按类编号，按年装钉，要求层次分明，便于保存和查阅。
5．1．2 各职能部门的人员应对其负责制作的档案进行整理，在确定需归档的档案清楚、完整、有序后，及时交给档案管理员，以便登记归档。
5．1．3 归档的文件、资料必须是原件，技术类档案还需复制一套光盘或软盘，若无法提供原件的，档案管理员应要求提供复印件的单位或人员在复印件上注明“与原件相符”字样。
5．1．4 库存档案要经常查对和养护，做到账物相符，防止变质或遗失。
5．1．5 档案的保存期限：国家法律、法规规定期限的（如财务管理类的凭证、账簿）按规定执行；没有规定期限的，应保存10年。
5．1．6 对于超过保存期限需要销毁的档案材料，登记造册后，经主管负责人审查并报公司总经理批准，方可销毁，销毁时必须有至少三名相关人员参加。
5．2 外来文件的处理规定
5．2．1 外来文件由行政财务部统一收发、登记、编号，送交分管领导，按批示范围进行传阅。
5．2．2 凡外出参加会议带回的文件和资料，除指令性发给个人外，统一由行政财务部登记保管，并按文件要求做好传阅工作。
5．2．3 传阅及处理过的文件应及时归还行政财务部，以便存档。
5．3 查阅档案的规定
5．3．1 档案管理员应设置档案查阅借用登记簿，详细列明时间、事由、档案名称、查阅或借用人、是否复印、复印件或原件的去向、批准人。
5．3．2因工作需要查阅档案资料时，申请人应填制“档案查阅申请表”，按本制度第三项的职责进行审批。如需复印，应在“档案资料查阅申请表”上注明复印的原因及复印件的去向。
5．3．3 若外出办公需要携带档案原件的，申请人应填制“档案资料查