八、公司文书处理制度.doc

八、公司文书处理制度
(一)总则
第一条范围
本公司文书处理均按本制度执行。在特殊情况下的应急处理,事后也须按本制度补齐有关手续。
第二条定义
本制度所指文书,包括以下内容:
。
。
、证券、证书和劳动协议书。
、违约收文、往来公文、专利证明和注册登记文书。
、账本票据、凭证、各种明细表、各种规定与计划书。
、电报、任命书、意见书。
、各种统计表。
其中“1”与“2”项文书的处理,原则上按会议决定处理。
第三条类别划分
上述文书按机密程度、可划分为以下几类:

(1)绝密。
(2)秘密。
(3)保密。
,即机密文书以外的文书。
,如公开发行的书籍、杂志、报纸,以及调查资料类的印刷品或复印誊写物品的。
第四条适用原则
(二)文书的收发
第五条收发
到达本公司的文书,原则上由总务部或者另行规定的其他部门接受。所有文书按下列原则处置或送发:
。启封时,编上文书的收发编号,注明收发日期;在文书登记簿上作好登记;由接受部门的主管,或者由指定的文书保管员送交有关部门有关人员;文书当事人必须签名盖章领取文书。但是不涉及特别事项的文书,可以简化登记手续。
,必须直接送交当事者,由文书当事者开封与处置。
第六条制度时间外的处理
,或者直接写给公司高层领导的文书,应立即通知秘书室主任;其他次重要文书,只需通知收发室的主任,并按其指示处理。
,值班人员都必须一一作好登记,于此后第一个工作日早晨转交收发室。
第七条收发决定
所有文书的接受、转交、登记与领取事宜,都必须由收发室主任做出决定与指示。
第八条设立信使
在文书的接受与处理过程中,各部门间经常需要相互传递文书;因此,在文书档案室设一名信使,来回传递各类文书。
(三)文书的处理
第九条处理原则
文书处理的基本原则是“准确”与“及时”,并且明确文书处理的责任者。
第十条成文原则
凡重要的往来交涉,都必须形成“文书”或形成记录,即使情况特殊,也必须事后追忆,形成“备忘录”。
第十一条特例
对那些并不重要的事项,或者通过电话、会面等简单形式处理的事项,只需要事后将处理结果的要点记录下来即可。
第十二条处理手续
领取文书的部门,按下列规定及时予以处理。
,或者异常事项,应立即向所在部门主管做出报告,并逐级向上请示,必要情况下必须与其他部门取得联系,等候并按照上级指示,处理文书中涉及的有关事项。
,与其他部门有关,必须在与其他部门取得联系后达成一致意见再行事。
,如果认为有必要请其他部门做出配合,并且其他部门提供配合需要一定的时间,在这种情况下,应事先征得对方的意见。
,并且难以判断由何部门出面主持时,应听取其他部门的处理意见。
第十三条防止拖延
文书档案部门有责任督促有关部门处理文书指定的事项,以防止文书的处理延迟或停顿,如发生延迟或停顿现象,应立即交文书档案部门处理。
第十四