会议管理指引手册.docx

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会议管理指引手册
目录
说明 . 错误 !未定义书签。
一、会议管理的重要意义 . 错误 !未定义书签。
（一）会议管理成为公司快速发展的屏障 . 错误 !未定义书签诚信将受到质疑；
所罚款项将用于会议条件的改善 /学习资料的购买 /部门团队建设；
会议中所有手机应置于静音或关机状态， 重要会议召集人有权要求关机状态， 并控 制与会议无关的活动（如上网、个人办公、接听电话、发短信等） ，如果违反，第 一次口头警告，第二次按罚款标准执行；
对于参会者的迟到和参会情况在会议纪要中应明确记录。
4. 会议决议，必定执行
会议召集人应当在会议结束后两个工作日内，完成会议纪要表并发送所有参会者，
节假日顺延。参会者应自行记录与自己有关的决议事项，以便尽早开展工作;
对于会议通过的决议，责任人应落实执行；
参与者有义务就会议内容与系统、部门内同事进行沟通分享；
下一次会议之前，检查和回顾上一次会议成果， 对于时间和质量未达到标准的应说
明原因。
1、例会工具总表和角色建议
例会
流程
表单工具
会议主持人
角色建议
管理责任人
角色建议
参会人员 角色建议
例会
例会通知
拟写例会通知
制定和坚持部门例
认真阅读例会通知
前准
进行时间管理
会制度
提前准备
备
确定议题和目标
例会
会议纪要表
时间管理：准时开
现地现物，当场决
充分发表意见，会上
进行
始，准时结束，
策，明确执行人
不开口，会后免再提
PS技巧，控制跑题
对事不对人
引导讨论技巧：IG
和KP技巧
例会
会议评价表
2日内发送会议纪要
监督执行情况
坚决执行
后跟
表
对执行不力现象态
进
度鲜明
三、例会前的准备
（一）制定部门例会制度
各部门可以根据自身实际情况，制定出本部门的例会制度。我们建议： 小部门（人数在十人以内，工作区域集
中），每1-2周开一次例会； 大部门（人数在十人以上，或工作区域不集中） ，每2周-1个月开一次例会； 会
议主持人的首选是经理本人， 待例会的形式逐步理顺下来后， 可以考虑让部门同事担 任轮值主席；
明确例会的“讨论误区”
，也就是例会中不涉及的内容，例如：避免深究发生质量问题 的原因和责任人
例会主要内容：
1． 跟踪上次例会的执行情况：
（1）对执行到位的人员、团队、事件要给予明确肯定；
（ 2）对没有按期限达成目标的人、事件要鲜明的指出，辅助 / 督促完成补救的时间和方
案。
2． 分享公司 / 系统会议中最新的战略方向、政策及行动要求：
（ 1）传达公司 / 系统有关文件、要求，并布置相关安排； （2）需要重点强调正式发文中制度传达、促进彼此 讨论、学习，督促落实和执行；
（ 3）对近期公司 /系统 /部门内发生的事件和涉及人员，明确管理人员的态度和观点， 说明什么是公司提
倡的行为，什么是不提倡的行为，以便于员工明确确认价值观。
3． 讨论拟定议题：
注意不同的议题可以使用不同的方法，注重引导技巧（ Facilitation Skill ）的应用， 以提高讨论沟通效率，在 过程中注重“例会管理八要素” ，成功运用“发言技巧” 、“形 成决策的方法” ，同时注意“例外情况的 处理” 。（后附详细内容）
4． 达成行动结论：
会议后形成决议，明确具体工作事项、时间、责任人
（二）发例会通知
有利于让每
会议通知一定要具体，良好的通知体现出会议方案人精心的设计和组织,
位参会者提前了解要结论的议题、时间分布及有关人员
部门例会通知
会议日期和时间：
会议主持人： 参会人员： 记录人：
会议议题
发言人
讨论时间

分钟
：公司最新动态信息（例如：战略、政策和活动）； 个人工
作进展
分钟

（请明确每个议题的目的，例如：是通报是分享讨论还 是有决策
结果）
1）
2）
分钟
分钟
分钟
3）

分钟
5?临时议题
分钟
四、例会中的过程管理
（一）例会管理八要素
一、会议主持人的首选是经理本人，待例会的形式逐步理顺下来后，可以考虑让部门同事
担任轮值主席；
二、例会通知通常由主持人发放；
三、例会开始前，记录人员先将此次会议应出席人数、实到人数，及议程标示在白板上，
一目了然；
四、例会进行的标准程序是：
1．上次例会中承诺事项的追踪；
2．分享最新信