讲课幻灯片(第四讲).ppt

公文正文中的常见错误
一、公文层次
规范的排列顺序是:第一层用“一、”,第二层用“(一)”,第三层用“1.”(是小圆点,而不是顿号),第四层用“(1)”。每一层次序数用字,前后应当一致。第一层次标题不加标点符号,第二层次以下的标题均应加标点符号。
二、公文引文
引用公文时要先引标题,后引发文字号,如“《国务院关于加强地质工作的决定》(国发〔2006〕4号)”。引用的标题应准确完整,不能省略或更改。文中多次引用同一文件,有文号的,下文可直接引用文号;无文号的,第一次引用时可在文件名称后面加括号注明简称。
三、日期使用
正文中的日期应使用阿拉伯数字,年、月、日要写得完整规范,如“2006年10月1日”,不能用“”或“06年10月1日”。还有“今年”、“明年”、“上月”、“下月”、“今天”、“明天”等,都是不规范的表述。但成文日期一律用汉字书,年、月、日必须写全,不得将“O”写为“零”或“O”。
四、法定计量单位
如前用“亩”后面用“平方米”,或前面用“公斤”后面又用“吨”,这种情况最好统一。计量单位最好前后一致。
五、简称
规范化(即明文规定或社会约定俗成)的简称可以直接使用,如纪委、高考、科研、全会等。使用非规范化简称时,一般先用全称并加括号注明以下简称×××。需要注意的,一是在简称中须保留关键词或语素,否则不能称其为简称,另起的名称可注明以下称×××;二是加括号说明简称的位置应紧接在简称对象之后;三是在“以下简称”的后面不须加冒号,一般不用引号。
六、书写不合规范
七、签批过程不规范
八、成文日期与签发日期不一致
九、格式不合规范
十、印刷不合规范
十一、公文体式不合规范
公文体式不规范。如报告结尾一般用“特此报告”,但有的却这样结尾“以上报告妥否,请批示”,与请示结尾混淆了。
十二、存档不合乎规范
1、标题无文种。
2、序号不能编虚号。
3、上行文、下行文的发文字号不能统一。
一、不必要的发文
(一)为应付上级而发文。如:应付检查。
(二)为搪塞下级而发文。如:表明态度。
(三)就工作而言确应行文,但从文件看则无需发文。