英文写信的格式范文.docx

英语信件的种类比较多，有一般信件，邀请信，推荐信等。但几乎所有信件的格式都大同小异。书写英语信件要注意下面几点： 
 〔一〕 英语书信结构、书写款式及要求 
 1．书信结构 
英语书信结构一般有以下几个部分组成： 
1〕信封〔e“George Bush,Jr.”也不能把它们包含在称呼中。) 
6〕头衔(Titles) 
　  除非写信人与收信人熟到可以直呼其名，通常要在收信人名字前加上“Mr.”，“Professor”等表示礼貌的头衔。
7〕提示句(选择性)Attention Line(optional) 
    提示句的用途是指明把信送给某个具体的人或部门处理，尽管信是写给这个组织的。另外，在指明的收信人不在时，它也允许组织中其他人查看信的内容。提示句通常写在封内地址的下两行或封内地址的上面。
8〕主题句(选择性)Subject Line(optional) 
    主题句简要说明信的内容。通常写在封内地址和称呼之间。如果写信人不知道收信人的，也可以用主题句代替称呼。为了收到最正确效果，可以给主题句加下划线，或大写主题句。
9〕正文(Body of the Letter) 
    正文的格式多种多样。商业信函最好使用齐头式。而私人信件通常不用齐头式。在齐头式书信中，全部内容包括日期和信尾问候语，都从左侧顶格开始。段落开头不空格，各段之间空两行。
    修正齐头式，是使用最为广泛的一种格式，商业和私人信件都可以使用，尽管在私人信件中不一定要写回邮地址和封内地址。使用没有印刷信头的普通信纸时，这种格式最合适。与齐头式不同，发信人地址、日期，信尾问候语和签名都从中间开始写。其余部分从左边开始。
10〕写信人签名(Writer's Identification/ Signature) 
    写信人的签名、名字和头衔(如果适用)，写在信尾问候语同侧三四行以下的位置。应亲笔签上写信人自己的。如果是用打字机或电脑写的信，在写信人签名的上方，同样应该打上写信人的。
11〕附注(Notions) 
　  附注写在写信人签名下两行的位置，附注包括参考缩写，附件的数目和内容以及将收到这封信副本的人员名单。附注写在左侧。
12〕信尾问候语(Complimentary Closing) 
    信尾问候语是写在信尾的告别话语，例如Sincerely,; Sincerely yours,; Yours sincerely,; Friendly yours,; Truly yours,; Yours truly,; Cordially yours,; Yours cordially,通常位于正文两三行以下。第一个单词的第一个字母要大写，最后以逗号结尾。
13〕附言(Postscript PS or .) 
    附言用来说明没有包括在信中的想法和内容。通常在附注下两三行的地方，从左侧顶格写起。在促销和私人信件中，附言也可以用来强调写信人请求收信人采取的行动和做的考虑。
除以上几个部分外，有时一些英语书信还包括：
〔1〕附件 (Enclosure)，以Enc. 表示，如“附有。。。。。证明”应写为Enc…Certificate；
〔2〕再启 (Postscript)，. 表示；
〔3〕抄送件(Carbon Copy to…)，. 表示，说明一式多份抄送其他有关人员。这些都是次要的补充部分。. 主要在私人信件中使用，事务信件中应防止使用，以免造成写信人粗心大意的印象。. 大都用在商贸信函中。
 
2．书写款式 
       英语书信的款式一般有两种：齐头式 (Block Style) 和折衷式 (Semi-Block Style)
。齐头式常常在商贸、官方以及一些正式的信件中使用，以显示信件内容的严肃性，真实性， 可靠性。而折衷式则显的比较随便，主要用于家人、朋友、私人之间来往的信件。如果两人之间不是第一次通信，相互比较了解，可以省略信内的双方地址。 
以下分别介绍齐头式和折衷式信件两种款式。 
A: 齐头式信件款式： 
〔 范文 1 〕 
【注】 用齐头式信件写信，其正文与称呼之间空一至二行。每段的第一句句子不需要空格，但段与段之间需要空一至二行。齐头式信件的信尾客套话和签名可以有两种款式。第一种写在左下方，这是最常用也是最正式的。另外也可以写在右下方，这种形式则表示写信人与收信人之间的关系比较熟悉随便。下面是另一种齐头式信件的格式。
齐头式信件款式： 
〔范文 2〕 
B: 折衷式信件款式： 
        用折衷式书写信件，其正文与称呼之间空一至二行。第一段第一句的第一个单