公司档案管理制度.doc

★公司档案管理制度
■★第一条管理部门,原稿由各文书管理部门归档,经办部门视实际需要留存影本。如为特殊案件因业务处理需要,原稿须由经办部门保管者,应经文书管理部门主管同意后妥为保存,文书管理部门以影本归档,原稿用毕后仍应送文书管理部门归档并换回影本。,由各公司总经理室或事业部经理室统一制定管理;总管理处各部、室、中心则由各部门自行编定报送总管理处总经理室。
■★第二条文件点收文件结案移送归档时,依如下原则点收:,如有短少,应即追查归入。,应有管理部门主管的签认。,如有遗漏,应即退回经办部门补办。,应即退回经办部门。,应退回经办部门,经办部门应送指定保管部门签收后,文件送归档。
■★第三条文件整理点收文件后,应依下列方式整理:,中文横写或外文文件则以左方装订为原则。 ,左方装订则对准左上角理齐钉牢。、破损、参差不齐等情形,应先整补,裁切折叠,使其整齐划一。
■★第四条档案分类、部门组织、业务项目等因素,按部门、大类、小类三级分类。先以部门别区分,部门别之后依案件性质分为若干大类,再在同类中依序分为若干小类。 。倘因案件较多,前款三级不敷应用时得于第三级之后另增第四级“细类”。如案件不多,亦可仅使用“部门”及“大类”或“小类”二级。“小类”(或细类)之案件以装订于一档夹为原则,如案件较多,一个档夹不敷使用时,得分为两个以上的档夹装订,并于小类(或细类)之后增设“卷次”编号,以便查考。“目次表”,案件归档时依序编号、登录,并以每一案一个“目次”编号为原则。A1A2——B1B2C1C2D1——E1E2A1A2为经办部门代号,B1B2为大类号,C1C2为小类号。D1为档卷卷次,E1E2为档案目次。
■★第五条档案名称及编号,其名称应简明扼要,以能充分表示档案内容性质为原则,且有一定范畴,不宜笼统含混。、卷次及目次的编号,均以十进阿拉伯数字表示;其位数使用视案件多寡及增长情形而斟酌决定。,应编制“档案分类编号表”,即将所有分类各级名称及其代表数字编号,用一定顺序依次排列,以便查阅。,以备将来组织扩大或业务增繁时,随时增补之用。,不宜任意修改,如确有修改必要,应事先审慎研议,并拟具新旧档案分类编号对照表,以免混淆。
■★第六条档号编定,应就“档案分类编号表”,查明该案件所属类别及其卷次、目次顺序编列档号。,应查明前案之档号予以同号编列。,遇有一案件叙述数事或一案归入多类者,应先确定其主要类别,编列档号。,右方装订的案件,应将档号填写于案件首页的左上角;左方装订者则填写于右上角。
■★第七条归档与档案清理,应依目次号顺序以活页方