海天建设集团分公司及项目部印章管理办法.doc

海天建设集团有限公司文件海建【 2015 】 75号关于印发《海天建设集团分公司及项目部印章管理办法(试行) 》的通知各分公司、机关部室: 为进一步强化内部管控,有效防范风险,现将《海天建设集团分公司及项目部印章管理办法(试行) 》印发给你们,请遵照执行。附: 《海天建设集团分公司及项目部印章管理办法(试行)》二O 一五年十月二十七日海天建设集团分公司及项目部印章管理办法(试行) 为了有效管理各分公司及项目部的各类印章, 保护公司的合法权益, 加强内部管理,规范各分公司及项目部经营行为,特制定本办法。分公司及项目部各类印章的刻制、领取、使用、登记、保管、移交、注销等, 均执行本办法。(一)印章的分类 1 .分公司印章种类: 分公司印章包括分公司行政章、分公司负责人名章、分公司财务专用章以及分公司发票专用章。 2 .项目部印章种类: 项目部技术资料专用章。(二)印章的刻制和启用 1 .印章的刻制: 各分公司、项目部凡需刻制带有“海天”字样的印章, 均须填写《刻制印章申请表》, 由所在分公司负责人提出书面申请, 经公司分管部门负责人及分管领导审核,报公司总经理批准后,由公司办公室在公安部门定点地方统一刻制防伪印章。严禁私自刻制或伪造涉及公司的任何公章。违者,公司将根据情节追究其民事以及刑事责任。 2 .印章的启用: 印章由公司发文启用, 办公室负责建立“启用印章登记卡”, 留存印模,建立公司印鉴档案。(三)印章的领取和保管 1 .印章的领取与登记: 印章的领取应严格执行登记制度。印章须由分公司负责人(项目负责人)负责领取。领取人在领取印章前,应出具印章使用承诺书,交纳保证金人民币 10000 元( 壹万元), 并办理领取交接手续( 填写印章领取登记表)。 2 .印章的保管: 各级印章保管人员及分公司负责人应按规定切实履行职责,坚持原则,保证印章保管和使用不出差错。(1) 分公司的行政章由分公司办公室专人保管、财务专用印章及分公司负责人名章由分公司财务负责人保管;项目部技术资料专用章由项目负责人负责保管。(2) 印章保管人未经公司总经理书面同意, 不得擅自委托他人代为保管。因保管不当给公司造成损失的,相关责任人须承担全部经济和法律责任。(3) 发现保管的印章异常、毁损、遗失、被盗时, 印章保管人应保护现场,及时报告相关领导,查明情况。并向公司办公室递交书面报告书(报告书需经分公司负责人签字确认) ,由公司办公室根据实际情况, 依本管理办法(二)的相关规定办理重新刻制和启用手续,并依法公告声明原印章作废。(4) 印章保管人离职或调动时, 应及时移交印章及所保管的全部资料。移交时需要有专人监督并办理正式移交手续,擅自带走印章及所保管的资料,或拒不移交印章及所保管的资料,造成公司经济和声誉损失的,相关责任人须承担全部经济和法律责任。(四)印章的适用范围和审批权限 1 .分公司及项目部印章的使用应严格执行登记制度。尤其是审批、用印环节均须书面登记备案(后附分公司用印审批单,分公司用印登记薄) ,及时做好用印资料的备份工作,以备公司核查之用。 2. 分公司及项目部印章, 原则上仅限在办公室内使用。如因特殊情况必须外带, 则须由经办人填写“用印审批单”, 写明用印内容, 经分公司负责人批准,由印章保管人协同办事人一起外出办理。期间若发生问题,相关责任人须承担全部经济和法律责任。 3. 印章保管人在使用印章时应坚持原则, 工作细致负责, 严格执行公司印章管理制度及本管理办法,用印一律由印章保管人亲自盖印,不得委托他人;严禁在未经批准的情况下,在空白介绍信、委托书、证明等文书及空白纸上滥盖公章;对不符合手续、不合法以及不正当的用印应当拒绝。印章要盖在落款或其他有文字处,不能盖到空白处。 4 .分公司印章的适用范围和审批权限: (详见附表分公司印章的适用和审批权限表) 5 .项目部技术资料专用章的适用范围和审批权限: 适用范围: ①仅限用于项目部与建设方联系工程生产技术、质量、安全检查以及工程技术资料制作。②严禁使用于建筑材料采购、设备租赁、工程及劳务分包合同的签订以及各班组结算等一系列经济行为。审批权限: 由项目负责人负责审查,严格把关,并做好用印登记。(五)印章的停用与注销 1 .因分公司注册登记情况变更或被撤销等原因造成印章样式改变的,原印章由公司办公室统一负责收缴、封存并销毁。 2. 项目部技术资料专用章在工程竣工验收之日起一个月内由分公司负责上缴公司办公室存档。 3. 印章的停用时间以公司的书面通知为准。印章在停用后, 公司办公室应对照印模登记进行清查, 负责做好停用印章的收缴、销毁、登记、造册和存档的工作,严格核查停用前印章的使用登记情况。停用的印章如在使用期间,未违反本办法的,在办理归还手续时,予以退回印章使用保证金(不计息)。 4 .