行政工作指南.docx

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青岛盛文物业管理有限公司
行政文员工作流程
一、例行工作
1、周工作：
每周五早进行物业公于10万元的，在王总签字后，还要经姜董签字，最后由王董签字方可。在核准方签字后，代表上级领导已对该项支出批准，接下来的最后一道程序就是将借款单送至财务本部，由陈部长最终审批。
注意：借款单所附的业务报告书在之后发票到位后报销冲账是也要使用。
2、不涉及金额的文书
（1）工作联系单。
工作联系单是指部门之间为了业务需要，以书面的形式向其他部门寻求帮助的一种公文形式。工作联系单的内容要简单扼要的写清楚请求其他部门协办的事宜。在右侧要写明协办单位。经提报人和王总签字后，送至协办部门，在送至协办部门后，要在协办部门领导签字的情况下，拿回已签字工作联系单的复印件存档备查。
其他公司送来的工作联系单需要经王总签字后存档，根据其他公司需要协办的事宜按照科室将复印件交给科长，进而进行协办工作的安排。
需要注意的是：
其他公司送来的工作联系单中涉及到报修项目，首先交给毕善祥进行维修工作的安排调度，工作完成后，附着维修人员维修单（维修单上需有接收维修单位人员的确认签字和维修人员关于维修费用的注明）和工作联系单的复印件将转给毕善祥，毕善祥会以“工作联系单”的方式向报修公司进行款项催要，行政文员需要跟进收单单位的文件审批进度，并将毕善祥写的《工作联系单》签字版复印件交由会计进行催款备案，若收单单位将该款项审批流程完成后，就告诉会计可以去相关部门拿钱了。
（2）合同审批流程表合同审批流程表是合同审批流程过程中各部门提意见的凭证，合同开始审批流程前需要附立项报告书。
合同审批流程只需要按照合同审批流程表上的顺序进行相关部门的文件流转即可。
具体参见文件夹“合同”。
（二）考勤管理每月月初需要由行政文员根据集团人资打印出的打卡记录进行上月部门人员的考勤制作。
1、特殊上班时间：
保安：白班：7:30-19:00，夜班：19:00-7:30
配电室：白班：7:0019:00，夜班：19:00-7:00
二期：
保洁：
空调：
维修：
2、生产基地打卡机由物业公司管理，每月初需要生产基地保安将打卡机送来，利用桌面上的“”导出打卡记录，再行制作。
3、交通补贴的制作原则是“来就有”，无论半天班还是一天班，都有交通补贴，但乘坐班车的人不享受交通补贴，物业现有人员中辛贤淼和崔海莲不享受交通补贴。
4、餐费补贴的制作原则是“全天才有”，周六上半天班的人员不享受餐费补贴。
物业公司的配电室人员餐费计算不同于一般人员，他们的餐费补贴天数应该是：实际出勤天数*12／8（三）绩效考核绩效考核每个月根据各部门上交的报表制做一张结果汇总表，
（四）入职、离职、转正人员统计
1、入职人员基本不需要统计，每个月做考勤前可以请人力资源部桂君将上月新入职人员名单发给自己作为考勤依据。
2、离职人员需要填写三张表：①辞职申请书；②离职工作清算单；③工作交接表
行政人员需要在员工离职前确认离职员工的办公用品有无交回、工作证有无交回、是否有工装的情况，并《离职工作清算单》的相应部分（办公用品栏、工作证、工作服）签