特装展位设计制作搭建流程及展台设计业务流程.doc

特装展位设计制作搭建流程及展台设计业务流程
接洽一个展览项目的操作流程:
项目接洽阶段
获取参展客户信息上门拜访客户,取得客户参展相关资料，明确设计图交 付日期
项目设计阶段
与设计师沟通并即时同客户进行展位设计的交流，向客户交付业务人员应该保持同客户的随时联系,把握其可能的变化。 如果有必要,应该把设计师介绍给客户,让双方可以有直接的联系。
对于需要亲自去考察测量的场地，可以由业务人员或者设计师安排去现场。 设计师应注意同工程施工人员保持联系，了解最新的展示材料，避免设计采用的 材料陈旧或者有些设计无法实地施工。
.向客户交付设计初稿、设计说明、工程报价
展台初稿定下以后,会同供应商得到成本价,制作明晰的报价单。一般展台 设计的报价有一个比较细分的顺序，既是为了方便具体列项也有助与让客户明了 并乐于接受，往往按照设计图从天到地或者从外到里按顺序罗列，防止漏掉项目。 在报价中要对材料、颜色、形状及尺寸进行尽可能完整的描述。一份完整的报价 就是一份详细的工单,便于把握施工成本核算及施工的准确性。
展览设计承建中，有一部分费用是可以由客户自己向展馆支付的，但往往实 践中都是展览公司代交的，应在报价中凡代场馆收费的项目一定要注明，比如电 箱申请、场地管理费等。
有些客户要求在提交设计图时同时附上设计说明，但有些要求比较简单，只 要看到实际的效果图就可以；一些形成规模的企业比较注重形象宣传，尽管没有 明确要求设计图附有说明,但从今后正规化考虑,应该提倡设计师写设计说明。 —般可以就展位风格、材质说明、展位功能、色彩说明、照明说明、设计重点等 几个方面进行阐述。交图时，如果能够安排设计师一起同客户见面的就好,可由 设计师向客户说图,解释该方案的卖点和最大的与众不同。
.研究客户反馈意见并进行再次修改
客户如果是多家比稿的话，就会有一番筛选。如果要求我们继续修改,那么 应仔细了解其真实意图。有些客户经过第一次接触后,即便是原来对展览陌生的 要说出个一二来。应仔细同其沟通。如果客户要求重新以不同风格再次出图,应 该综合具体情况。
.交付最后定稿之设计图及工程报价
签约阶段
•同客户确定工程价格
在报价确定价格时,—定要保证所有的材料和特别要求公司是能够做到的。 否则一旦客户确认而现场无法达到要求的话，将造成不好影响。
.明确同客户的相互配合要求
展馆现场搭建的时间一般都比较紧张,只有2-3天的安排,这其中还有客 户的展览产品需要布置，有时涉及到需要提前申报的事宜，应同客户协调好双方 负责的范围。
.签定合同
制作阶段
1 •根据部门工作单完成制作及准备工作
根据具体项目的需要，安排AV设备、木工结构制作、地毯供应商、美工制 作等部分按照设计图的要求和客户的制定进行制作。注意在制作过程中如果有变 动,应及时同设计师联系,有需要业务人员应照会客户。
.安排客户到工厂实地察看制作及准备情况
—般客户确认最后的效果图后就只是等待到时进场，有些项目较大或者是客 户特别注重的项目会在制作中进行监督，我们应做好安排其到公司或工厂间参观
的准备。
.完成主办、主场、展馆等各项手续
有些项目应该是要于开展前向展馆或者主办方进行申报的，如果该部分工作 是由我们来完成就要就定水、电、气与客户确认,并向主办方提供必要的材料， 如电图等进行审批。对于某些特殊用材如霓虹灯、高空气球等等还要进行特别的 审批。
现场施工阶段
1 •现场展位搭建
现场施工的好坏决定了项目设计是否得到了实现。现在有很多的展览公司只 注重设计不注重搭建，造成了客户的不满，这也是展览服务中经常有客户更换供 应商的原因。一般在搭建中客户也会在现场布置展品，此时最好具体负责该项目 的业务服务人员能到现场陪同,有必要,设计师也可以到现场监督施工,并同客 户即时交流。尽管实际的效果不能马上体现，但是很多客户希望能得到这样的服 务。如果业务人员确实有原因不能在现场，应该把负责搭建布置的联系人介绍给 客户。
处理现场追加、变更项目
现场中经常会有一些设计中本身没有预料到的情况出现，而且客户也会临时 提出一些要求。如果是由于公司本身的原因造成的，应即时进行更改，如果是客 户额外提出的，应保证首先满足其合理的要求，同时对追加的部分要求客户签收 补充到总项目款项中。
.配合客户展品进场
实践中往往是先把展台结构布置好以后再安排展品入场的，现场的工作人员 —定要注意为客户服务,配合其展品进场。
.客户验收
所有的搭建工作完成后，要进行展位的卫生清洁，该项工作主要能安排我们 的工作完成好,直到客户验收完,确保次日的开幕。（应注意有些时候自己展台 搭建完成的较早,所有工作都结束后,大家都以为没事了，但隔壁展位的施工会 造成展台卫生和展品摆放等受到