财务付款程序指引.doc

1/ 10 财务付款程序指引为适应公司发展形式,及时支付供应商、外协厂家等合作客户的款项, 以更好地配合生产、经营需求,同时也为了加强营运资金的管理,提高资金使用效率,严格督导公司各相关部门付款办理流程的规范与高效运作, 财务部在此提供了相关的工作指引。一、适应范围: 本指引适用于各类付款事项, 如所有原材料、辅助材料、工器具、 OEM (委外生产)、资产设备采购、基建装修、经销商/客户索赔、退款、一般费用报销等支付申请,但不包括差旅费、业务招待费用报销( 差旅费、业务招待费用报销申请适用《差旅费、业务招待费用报销程序指引》)。二、付款办理时间收单时间:逢周五上午: 各部门将审批手续齐全的付款单据、发票等交到财务部,由财务部加以汇总、整理。付款时间:逢周二上午: 财务部将整理后的付款汇总表上呈总裁签批支票办理支付手续,遇节假日、财务总监或总裁出差的则顺延至下一期支付。因为每个月月底财务需要处理增值税发票扫描、会计系统月末结帐等工作,故每月 25号-31 号不受理增值税发票的付款申请。报销周期: 一般情况下财务完成单据审核工作时间为三个工作日,特殊时间如月结时间段则不超过五个工作日,但单据不符要求时退单处理时间除外。绿色通道: 对于突发情况下的紧急支付,财务部亦建立绿色通道,可予以即时办理。但需要:在付款或报销申请上注明紧急字样并签注理由;由总裁审批。三、付款单据填写指引 1. 付款单据: 所有付款申请必须填制“付款申请单”(附表一)。 2.“付款申请单”填写指引: “申请人、所属部门”:由业务经办人填写其姓名及所属部门。“申请日期”:实际填写本单据的日期。“货款到期日”:依合同/订单条款确定的应付货款的最终日期。“用途”:指本次付款申请的项目或事由。“付款性质”栏目中:“已结算到期付款”指合同/ 订单已执行完毕,正式结算并支付货款;“有合同预付款”指按签订的合同/订单条款支付预付款, 经办人有责任合理保证预付款的风险水平;“按合同进度付款”指合同未 2/ 10 执行完但按其条款注明进度支付的款项;“其他”指上述类别之外的付款, 如经销商索赔款、退多余货款等。“汇往单位名称”: 应填写单位全称,一字不差。并与合同、入库单、发票抬头单位保持一致。“开户银行及帐号”:老客户不须填写,新客户及有变动的客户应认真填写。“审批审核意见”:由各审核、审批人填写其审批、审核意见。“附件张数”:本申请单后面所附单据、资料的自然张数。“申请人”等签名项目:在单据底部由各相关责任人亲笔签名。出纳在付款办理完毕后应在申请单和所有附件上加盖“银行付讫”印章。 3. 付款计划: 为了使财务部合理安排、调动资金, 大宗物料采购需制订付款计划,每月的 27号前采购部根据合同/订单的付款条件编制次月“付款计划明细表”(附表二,由部门总经理审批)交财务复核。 4. 附件要求: 属于预付款项的的,严格按合同、订单相关条款执行,无合同或订单不得申请预付款项; 属于后付款项的应附上各项原始单据,一般应包括采购申请单、采购合同/订单、客户送货单、入库单、验收单(验收手续)、发票、签呈、使用或品质部门确认手续等能证明各业务环节状况的文件/ 单据。实际付款时的的附件要求视乎不同类别及不同情形下的付款审核需要来执行。业务经办部门/ 经办人应保证所有单据核对相符,并按要求粘贴、整理(按标准会计凭证大小