秘书的沟通工作文案.ppt

秘书的沟通、协调与督察工作
一、沟通的含义、作用;沟通类型、特点;沟通的过程和方法;沟通的障碍和消除方法
二、协调的含义、意义与作用,协调的内容、步骤与方法、协调的原则、策略和艺术
笔趣阁
一、秘书的沟通工作
1、沟通的含义:是指凭借一定的媒介和通道,交流思想观点,传递信息的过程。
秘书的沟通工作:是指秘书人员在其职责范围内,或在领导者的授权下,在各部门之间、层次之间、人员之间就共同任务和问题,凭借一定的媒介和渠道交流思想观点,传递信息,增强联系的过程。
如上情下达,下情上报,左右沟通协调,内外沟通联系等。
2、沟通的作用:
沟通就是信息的传递和交
流,是使信息发挥积极作
用,达到目标的有效手段。
被誉为“组织和谐高效的神
经系统”。
沟通是协调的一种方法,协
调乃是沟通的结果。沟通是
谋求思想上的共同了,增强
人员间的相互了解统一思
想,协调是谋行动上的协同
一致。
因此沟通、协调都是提高工作效率的有效手段。
一、秘书的沟通工作
3、沟通的类型:
层次上:高层、中层、基层
方向上:下行、上行、平行
范围上:内部和外部沟通;
线路的结构上:正式和非正式沟通。
沟通的关系模式
树形沟通关系
星形沟通关系
轮形沟通关系
4、沟通的特点:
(见沟通过程)

互动:( 双向、多向)
交流:(传递和反馈)。
5、沟通的原则
及时:时效性
准确:质量性
一、秘书的沟通工作
沟通的过程:五个要素的相互作用
2、发送者——————3、接收者
6、沟通的方法:
口头沟通(电话、开会、座谈)
书面沟通(文件、书信、邮件、短信)
多媒体沟通
其他人际交往活动沟通
1、信息
4传送渠道 5、情境(时间、地点、能力、心理)
一、秘书的沟通工作
7、沟通的障碍:中断与失真
美国著名管理学家孔茨列举信息沟通障碍与断裂的因素有:
缺乏计划;
未经澄清的假设;
语义曲解、表达不清的信息;
传递中的遗忘猜疑威胁和恐惧;
信息超负荷;
缺乏充裕的时间;
不善于聆听及过早的评价;
选择性认知;
轻率地接受信息等等
都是信息失真的重要原因。
因此,在信息沟通中,由于信息传递者与接收者所处时间、地点和客观环境等“情境”的不同,对同一信息,双方的理解可能大不相同,沟通中会渗入许多容易引起混淆的信息“噪声”,从而引起信息失真。
为了发挥信息沟通的重要作用,必须建立良好的沟通机制以提高信息沟通的质量。
8、沟通的机制——沟通障碍的克服方法
(1)语言机制:建立一套规范化的、为大家都接受和掌握的信息表达语言系统,使之既有效地规范传递者与接收者的传达方式。如:公文系统等。
(2)制度机制:形成一套依组织的隶属关系进行的经常有效的正式的沟通机制,同时又要完善沟通过程,注重建立畅通有效的双向交流和反馈机制,即专业的信息机构和制度,综合处理和及时沟通反馈信息,减少不必要的中间环节,从而保证信息及时、准确地传递。
(3)心理机制:信息沟通的效果还与人的心理状态和情感密切相关,因此,除了要重视正式的组织沟通外,也要重视各种非正式的情感沟通渠道和宽松的沟通氛围的构造。以便及时处理疏通各种矛盾问题,达到组织的和谐和高效。
如举行各种座谈会、聚会、郊游等集体活动。
9、秘书沟通信息的特征和注意事项
广泛性:秘书部门是信息的集散中心。
经常性:发挥参谋助手作用,需要经常进行下行沟通、上行沟通、平行沟通。
及时性:信息具有实效性和开发性。
多渠道:口头、书面、活动。
保密性:注重信息的收放自如。
注意事项:要克服沟通障碍和失真,确保及时准确充足的信息沟通,为此,要注重建立“良好的沟通机制”。
建立广阔的沟通反馈机制;除了正式外,还有紧急沟通,除了专人专职负责,还要人人树立沟通参与意识
建立一套规范化的、为大家都接受和掌握的信息表达语言系统,有效地规范传递者与接收者的信息传达;
完善沟通过程,减少不必要的中间环节,保证信息准确、及时地传递;
建立宽松融洽的沟通氛围和心理机制,多进行面对面的直接沟通和活动沟通,增进情感的交流,提高沟通的质量和效果。
案例喜中报忧
为期10个月的大型工程就要全面竣工了。工程局上上下下正忙着准备盛大的竣工典礼。据说中央领导人还要出席指导,国际上的专家和知名人士也要来祝贺。局机关充满了节日气氛。为了总结经验,表彰先进,局办公室秘书班子成天下基层搞调查,写总结,印材料,忙得不亦乐乎。
秘书李玲跑了几个区后发现,职工们在胜利竣工的喜悦中似乎还有不少忧虑。有人认为全面竣工后,生产任务得“找米下锅”,如果任务不饱满,工资和生活福利就会有困难;有人认为, 当前国家尽缩基建项目,今后的前途难以预料;还有的打算正式竣工后,联系调动,另找出路,.....李玲心里很不是滋味。
多年的理想就要变成现实,全局职工的心血已经变成了