关于晋能集团公司《关于印发档案分类编号方案的通知》的通知附件资料.doc

晋能集团有限公司关于印发档案分类编号方案的通知集团公司各部门、煤炭生产管理公司、铁路煤炭销售总公司、晋煤物流总公司、多元产业管理局: 现将《晋能集团有限公司档案分类编号方案》印发给你们, 从 2015 年1月1 日起执行。原山西省煤炭运销总公司《关于印发档案分类大纲和编号标准的通知》(晋煤销办字〔 2004 〕 323 号)同时废止。附件: 晋能集团有限公司档案分类编号方案晋能集团有限公司 2015 年4月 23日 2 附件晋能集团有限公司档案分类编号方案一、范围本方案规定了晋能集团有限公司档案实体分类原则、分类方法、类目设置、标识符号、档案编号等。本方案适用于晋能集团有限公司档案的分类、整理、编号和排列上架管理等。二、引用标准《档号编制规则》( DA / T13 — 94), 《工业企业档案分类试行规则》(国档发〔 1991 〕 20号)。三、术语 晋能集团档案。晋能集团有限公司档案( 简称“晋能集团档案”) 是本集团公司各项活动中形成的各种门类、各种载体档案总和。其构成有管理类、项目建设类、设备仪器类、会计业务类、职工管理类、特殊载体类共六类档案。 类目。亦称类名, 是表示具有共同性一类档案的概念, 是档案分类的基本单位。 类号。类号是类目的标识符号, 表示类目在分类体系中的位置和排列顺序。四、分类原则以晋能集团全部档案为对象, 依据集团基本职能, 结合档案内容和形成特点,保持档案文件之间的有机联系,便于科学管理和开发利用。—3—五、标识符号标识符号是指类目的标识符号。 类目标识符号统一用阿拉伯数字表示。 上下级位的类号之间用间隔号“”分开,类号与案卷(件)号之间用“—”隔开。六、类目设置一级类目设置列表如下: 类目符号类目名称类目符号类目名称 01 管理类 04 会计业务类 02 项目建设类 05 职工管理类 03 设备仪器类 06 特殊载体类各类档案分类及类目标识见附表。七、各类档案的分类、编号 管理类档案的分类、编号 管理类档案是本集团公司在工作中形成的归档保存的文件材料。 管理类档案的分类、编号按“形成年度”设置二级类目并以公元纪年标识类目符号,如 201 5 年标识为 2015 (如下表) ;集团一级部室按“机构名称”设置三级类目并以阿拉伯数字标识类目符号,如“综合办公室”标识为 01、“法律事务部”标识为 02、“企业管理部”标识为 03( 如下表), 按顺序以此类推; 集团二级部室按“机构名称”设置四级类目并以阿拉伯数字标识类目符号,如安全生产监督管理局二级部室“综合处”标识为 01、“技术处” 4 标识为 02、“应急救援处”标识为 03( 如下表), 按顺序以此类推。按件整理,档号由全宗号、类目号、件号组成。列表如下: 二级类目符号年度( 2015 年) 年度( 2016 年) 年度( 2017 年) ……名称公元纪年公元纪年公元纪年……三级类目符号 01 02 03 ……名称综合办公室法律事务部企业管理部……四级类目符号 01 02 03 ……名称综合处技术处应急救援处…… 管理类档案编号形式即: 全宗号—×× · ×××× · ×× · ×× —××× 例: 全宗号— 01 · 2015 · 23 · 01 — 001 件号机构名称代号(四级类目) 机构名称代号(三级类目) 年度代号(二级类目) 管理类代号(一级类目) 暂不标识第 001 件综合处安全生产监督管理局 2015 年度管理类档案暂不标识—5— 项目建设类档案的分类、编号 项目建设类档案是本集团公司在新建、扩建、改建工程中形成的归档保存的文件材料。 项目建设类档案的分类、编号项目建设类档案二级类目的设置:按“工程项目”设置二级类目, 工程项目名称即为二级类目名称, 以阿拉伯数字标识类目号。项目建设类档案的档号由全宗号、类目号和案卷号组成。列表如下: 项目建设类档案编号形式即: 全宗号—×× · ×× —×× × 例: 全宗号— 02 · ×× — 001 类目符号类目名称 01 工程项目名称 02 ……案卷顺序号项目名称代号(二级类目) 项目建设类档案代号(一级类目) 暂不标识第 001 卷项目名称项目建设档案暂不标识 6 设备仪器类档案的分类、编号 设备仪器类档案是本集团公司购置、自制设备仪器中设计安装、开箱调试、验收使用、维修保养过程形成的归档保存的文件材料。 设备仪器类档案的分类、编号设备仪器类档案不设二级类目, 在一级类目下直接组卷。设备仪器类档案的档号由全宗号、类目号和案卷号组成。 设备仪器类档案的编号形式即: 全宗号—×× —××× 例: 全宗号— 03 —