电力档案数字化加工的实践探索.doc

1 电力档案数字化加工的实践探索摘要: 档案数字化是运用计算机技术、数据库技术、数字影像技术、多媒体技术、信息存储技术把纸质等传统载体档案资源转化为数字化的档案信息,以数字方式存储,以网络形式连接,利用计算机系统进行管理, 形成一个有序的档案信息库, 以实现在线资源共享, 更好地发挥档案信息资源的作用; 又可以实现对档案原件的有效保存,保证不可再生珍贵档案资源的安全。关键词:电力系统档案管理数字化管理开展档案数字化工作,完成本单位及所属各单位的档案全文数据库建设,是国家电网公司要求系统各单位在 2013 年底前必须完成的重要任务; 浙江省电力公司统一部署“全面开展公司系统的档案数字化建设”。为了提升台州供电系统档案管理水平,推进和加快档案数字化建设进度,确保档案资源的完整性、延续性、准确性、安全性, 台州供电公司决定从 201 1 年8 月起开展档案数字化加工工作。一、档案数字化管理控制体系建立和完善电子公文接收、归档、管理、利用等制度, 统一电子档案格式标准,规范电子档案管理,保障电子公文的科学保管和有效利用,推进电子档案集约化、标准化、规范化管理。依托协同办公系统, 对当前工作中形成的各类电子文件全面电子化接收归档,如:在生产、 ERP 、营销等系统运行过程中形成的大量有价值的数据和材料。 2 二、数字档案化加工的质量和安全控制档案数字化加工范围广、数量多。自单位成立以来的所有文书档案、科技档案、特种档案、会计档案,类型种类包括文档、图纸、电子照片、纸质照片、底片、录像带、录音带、奖牌、奖状等。本单位 1994-1999 年的文书档案已经扫描( TIFF 格式), 不是国网公司要求的( PDF 格式), 不能在台中正常查阅;2000 年以后的文书档案文件大多数已从 OA 系统中以电子文档形式导入, 一部分 PDF 格式约有 16 万页( 其中 6 万页还需要条目著入), 另外有 8 万页帐外文件都需要这次扫描、挂库加工完成。科技档案已经完成 50% 的扫描工作, 其余科技文档50 万页、图档 10. 5 万页(其中 7 万页需要条目著入) 、扫描、挂库加工。声像档案需要通过转换成特定格式流媒体后挂库,实现声像档案数字化。照片及底片需要进行必要的修复翻新, 再录入、反转、扫描、处理。因此,数字档案化加工的质量和安全控制就显得尤其重要。我们着重在以下几个方面开展了工作: 1. 领导重视是质量控制的前提为此特别成立档案数字化建设领导小组和数字化加工工作小组,党委书记亲自挂帅, 具体工作由办公室牵头, 财务部协助做好项目经费申报工作,监督项目实施过程的经费使用情况; 品牌管理中心负责提供档案数字化所需要的照片、录像等多媒体声像资料; 科技信息部负责数字化加工过程和档案信息系统的技术支持工作, 做好数字化加工所需设备的硬件配 3 置、设备调试、运行、维护工作以及配合检查数据化成果质量验收工作; 安全监察部协助项目实施人员的进出管理。各部门紧密配合,职责分明。 2. 制定档案数字化加工技术规范是质量控制的保障工作必须符合《国家电网公司纸质档案数字化加工技术规范》( Q/DGW135-2006 )、《纸质档案数字化技术规范》( DA/T31-2005 )、《照片管理规范》( GB/T11821-2002 )、《浙江省电力公司纸质档案数字化技术规