物业管理处业主档案管理规程.doc

, 档案的编号、分类、整理、保管工作, 为日后查考相关数据信息提供方便。 2 .范围适用于荣和新城三期管理处对业户资料的收集,归档管理工作。 业主档案:指在业主入伙时开始收集和掌握业主情况的第一手资料, 包含业主姓名、楼座层号、籍贯工作单位、联系电话以及有效身份证明; 用户签署或填写的《公共契约》、《入伙手续书》、《业主房屋接收单》、《业主入住登记表》维修情况登记等。 装修档案: 指业主对房屋的二次装修新办理的手续书. 包含填写的《装修申请表》、鉴定的装修超范围但不属违章的承诺书, 以及装修单的《营业执照》、《资质证书》和施工人员身份证复印件。 社区部必须保存的业户资料: a. 业主姓名,性别,出生年月,籍贯。 b. 身份证复印件(派出所要求) C 通讯地址,联络电话 D 《物业管理公共契约》业主签字联 E 《物业管理委托合同》业主签字联 F 《业主公约》业主签字联 G 《业主房屋接收单》, 《入伙手续书》 H 《装修申请表》及附件 I 装修完工验收单 J 与个别业主就特殊事项达成的书面协议 K 催款律师函邮发凭证 4 .职责 前台组长负责监督档案管理的实施工作。 文员负责业主档案的日常管理。 社区管家负责与业主沟通,及时将信息变化知会文员。 前台接待员负责收集业主入伙及装修申请资料。 5. 作业流程图: 附件 1 :业主档案管理作业流程图附件 2 :装修档案管理作业流程图附件 3 :业主档案目录 6. 方法与措施 业主档案和装修档案内容包括: 经业主签署的《公共契约》 6. 《业主入住登记表》 6. 《业主房屋接收单》 《装修申请表》相关图纸及装修施工队资料, 装修施工人员身份证复印件。 业主的有关证件复印件。 其他应保存的资料。 档案盒的制作 根据档案盒的规格准备相应的档案标贴纸。 在档案标贴纸上打印标准黑一号字体的档案类别名称、其格式一般由组织机构、名称组成。如社区部业主档案表示为—S•Q—业主档案。 将制好的标贴纸在档案盒左侧立面距顶部 3cm 位置上,并排列在档案柜中。 档案袋的制作 在档案袋上注明“楼座层号、业主姓名、性别、房屋面积”等。 将业主情况、装修等有关资料存放在档案袋内。 将各业主的档案袋按栋号、楼层号、房间号的先后顺序排列在档案袋内。 按档案袋内的各页档案排列顺序,将档案有关内容登记在《档案目录》上。内容包括:序号、档案编号、业主姓名、入住时间、装修情况、档案页数、备注等栏目。 档案的编号方法 部门编号 a) 办公室编号为: B•G b) 财务室编号为: C•W c) 社区部编号为: S•Q d) 保安部编号为: B•A e) 维修部编号为: W•X f) 绿化部编号为: L•H g) 保洁部编号为: B•J 年份编号:引用年份序号-2000 、 2001 、 2002 … 档案顺序号