[跨部门沟通有良方]跨部门沟通与协作心得.doc

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[跨部门沟通有良方]跨部门沟通与协作心得
员工能力、员工意愿及
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[跨部门沟通有良方]跨部门沟通与协作心得
员工能力、员工意愿及员工合作，是企业绩效发挥的三大要素。而员工合作能做好，则有赖于跨部门间能有效沟通，才能发挥企业整合效果。 企业内部的沟通不良，除了上司及部属之间的沟通问题，大部分还是在于跨部门的沟通与互动。要使企业内跨部门沟通良好，的确不是一件容易的事，有赖各部门同仁共识的建立。举一个例子来看：由于市场竞争激烈，营业单位面对的是多种少量、交期短的竞争态势；而生产单位为了生产绩效，则往往坚持大量生产，以及早安排生产的作业方式。因此，营业与制造的争执镜头不断在企业内上演。
为避免这些情况发生，下面提出几点增进跨部门沟通的方式。
一、工作职能明确化，作业流程合理化
由于企业环境急速改变，各部门的工作职能及流程运作一段时间后都会变化，哪些作业由哪个部门负责，某项流程发生问题时该归责哪个单位，都应有明确的规定，即建立明确的组织、职责、工作说明书、作业流程。这种做法，目的在避免相关部门互相推诿卸责，权责分明是管理的基础工作。
二、管理资讯系统的发挥
一个架构完整的管理资讯系统，事实上即为跨部门的系统，自然具备解决跨部门问题的能力。以下以采购库存管理系统为例，说明资讯系统如何扮演跨部门
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“问题终结者”的角色。
状况一：用料单位急需用料，问仓管人员是否料已进库，仓管人员查看后发现料尚未入库，电询采购部门，请其催促供应商尽快进货。采购部门查阅请购单档案，发现没有收到请购单，连采购的动作都没发生，当然谈不上进料了。事件发展的结果是生产部门停工待料，采购人员和仓管人员则为了一张请购单的失踪，彼此互责。
状况二：现场请购单位根据产销计划中下个月预计的成品生产量，计算出应采购的材料项目及数量，依此提出请购。一直到现场需要用料，至仓库领用，才发现所需应为材料A，请购单位买的却是材料B。花了很多时间，才发现问题在于研发部门最近修改产品，将产品料件表（即某产品包括哪些材料项目及数量的明细资料）中的材料B改为材料A，但忘了将新的料件表告之生产部门。最后已购买的材料B只好当作呆滞料，再紧急请购材料A，以供现场使用。另外，现场单位与研发人员则为了料件表的“失误”，闹得不欢而散。
事实上，上面两个案例中的问题，一个规划良好的采购库存系统及材料需求计划系统即可轻易地解决。
状况一中，资料系统提供功能让仓管单位输入请购单（当然相关主管的签核仍是必要的），采购部门则可自电脑中查出已输入的请购单，并自动转换为订购资料，自然能避免单据失踪的现象。
状况二中，产品料件资料变更，研发部门立刻在电脑中更改资料档，计算出所需用料，根本