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档案数字化建设解决方案
沈阳北讯科贸有限公司
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综述
随着现代经济进入到了一个全新的数字经济时代,各行各业都在加速自己的数字化进程。
社会保险业是一个电子化很高的行业,无论是保险客户各类相关资料的电子化管理,还是后期客户在投保、理赔上的各项服务,原来的保单归档处理流程已经不能满足高速运转的工作需要。
据2011年初调查显示,,这样一个惊人的数字背后隐藏着巨大的公司内部文档及相关客户服务的工作量。
而档案的保存和查找也变得十分复杂和繁琐。
需要一个高效、稳定的解决方案来将保单和公司内部的文件电子化归档和管理。
因此,保险业档案数字化建设已经成为当务之急。
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档案数字化加工方案
一、工作流程
二、工序安排
三、项目实施计划举例
四、管理与技术人员保障
五、质量保障及后期服务保障
六、从事同类项目
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根据贵单位档案数字化的需求,我公司特制定了先进的制作流程。
档案领取→档案拆分→图像扫描→图像处理→图像质检→索引录入与质检→挂接与验收→档案还原与归原
本流程依托IT-SCAN(图像处理系统)与TH-OCR(文字识别系统)进行作业,本组合是一套科学,高效、高质量的数字化系统,为项目的成功建设奠定了坚实的基础!
一、工作流程设计
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二、工序安排

在项目实施前双方首先要对档案进行统计与分批次进行交接,按原档案分类的编号与类别提取,提卷人按实际案卷数与页数填写详细的档案交接清单,并由双方主管人员签字。

我方收到档案后按照双方制定的档案整理规范对其纸介档案按日期,险种等进行整理,统一编号。对要进行扫描加工的档案进行拆分,为下一步骤扫描工作做前期准备。

扫描人员收到整理后的档案,负责将纸质性的档案通过高速或零边距扫描仪将其转换成电子图像。在扫描过程中并保证图像的清晰度与完整性。
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修图人员负责对扫描完的图像进行去污、校正等工作,同时修图人员还进行质检图像工作(如:模糊、原稿残缺、补扫、漏扫、图片不完整),以达到环环相扣的质检流程。

质检人员对档案的图像进行全面的质检,质检小组质检合格后将数据提交给主管验收

录入索引信息(如案卷号,文件号,日期,卷内目录等),并对其进行校对,文本质检差错率保证在万分之一以内的的质量要求,索引与文件的页号及页数进行对比,对扫描前的图像页的标引与扫描后的图像页的编号与页数进行对比,发现不合格的登记清单并退回上一流程重新处理,直至合格。

文本域录入和扫描处理检验后的图像成品,按年度进行文字图像与系统的挂接,不需手工挂接即可实现文本与图像页与系统的挂接。挂接到档案管理系统中后,进行再次的成品验收,对各种使用习惯逐页进行检验,验收合格后移交验收小组验收。。

档案整理工作严格按照国家档案局规定的相关标准或贵单位的要求进行有序的整理,公司安排专人负责案卷合并与整理,还原档案合格再移交给贵单位,双方签字确认。
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三、项目实施计划举例
例:有1000万页档案数字加工量,项目期限为8个月:
时间周期计划:
日生产量为:档案60000页
生产周期为:档案1000万页÷6万页≈167个工作日
项目期限为:以每月工作22个工作日计,估计8个月内可完成
人员配置计划:
为保障日产量60000页,人员配置计划如下表:
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人员配置计划
工作性质
人数
电脑
其它
档案整理
10人
1台
拆装工具10套
图像扫描
15人
15台
扫描仪15台
图像处理
15人
15台
图像质检
8人
8台
录入校对
16人
16台
成品验收
8人
8台
项目管理
3人
3台
打印机1台
合计:工作人员75人、电脑66台、软件网络版、扫描仪15台等。
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四、质量保障及后期服务保障
项目验收