时间管理的改进方法.pdf

:.
时间管理的改进方法::消除电话干扰
原因分析改进方法
电话是必须的,设法对次做出评价,也不首先做一次电话记录,记下电话来源、内
认为电话是浪费时间的重大因素,所以处容、接听时间等,分析电话的重要性及其
理起电话来没有计划。对正在做的事情的影响,正确对待电话和
做出处理计划。
喜欢与下属或公司各部门进行电话交往,
电话多表示自己不可缺少和繁忙客观看待电话的作用和自己的地位,有些
电话对工作没有任何意义。重要与否是要
与你的工作相关。
总想与下属或上司及时沟通,对细节或小
你是经理不再是业务员,有效的沟通是必
事感兴趣。
须的,摒弃对小事和细节的过分关注。
缺乏有效的授权,下属依赖性太强,总是
培养和锻炼下属的能力,分配其职责,实
不断的请示和汇报,不厌其烦地请求指导
施有效的授权,适当的指导和帮助是有其
和帮助。
一定限制的,不是无限的。
接听和打电话没有时间限制、事实不完备、
着手制订电话计划,对时间、需要事实、
未列出讨论项目、谈话内容涉及范围广,
讨论项目、谈话内容的范围、答复的方式
不着边际或详尽答复政策。
等做出严格的规定并执行。
缺乏自我约束、惟恐得罪和冒犯别人,无
严格按照计划行动,采取有效的交谈技巧,
法有效的结束电话。
简洁明确地进行电话交谈,使用谈话的一
些结束技巧。无法有效的管理秘书,让其代为接听一些明确秘书或助手的职责,提醒需要注意的
无效或不太重要的的电话。重要事项、终止无效的电话、训练秘书等
接听并过滤电话。
阻挡电话无效。分析电话、制订阻挡电话,与同事或下属
及秘书共同阻挡无用电话。
是否需要秘书做出研究,如果工作量大马
没有秘书。
上配备。不需要则自己拟定处理电话的计
划,按照上述有关方法加以改进。
打错的电话。
配备人员名单及相关的电话号码本,规定
电话的时间和各相关人员的职责和答复方
式,说明自己接听电话和解决问题的范围。
职责不清。与上司、同级、下属明确每一个人的职责
和详尽的工作分工,以防打错电话、职责
纠缠。
落后的电话系统。
改进和完善电话系统及设备,使之符合高
效优质的工作需要。方法之二:消除不速之客
原因分析改进方法
来者不拒、经常被打扰,不能认识到其严做出每周的来访计划、实行预约,把公事
重的后果,所以处理来访无计划。和私事以及预定和未预定的回谈加以区别,
深刻认识不速之客干扰的破坏性。
过高估计自己的作用、爱热闹、喜交往,客观分析自己的重要程度,会谈的必要性,
有较强烈的会客欲望。控制性格的缺点,区别公事和私人交往。
想保持消息灵通,事事过问导致下属事事制订躲避和拒绝计划,用适当的方式保持
请示,没有躲避计划。信息沟通,改变事事过问的不良习惯。
缺乏授权,权力欲望过重,不相信下属、有效授权,不把持过多的权利,培养提高
要求下属多汇报,自己多签字,其实总是下属处理问题的能力,简化工作程序,防
在替下属背猴子。止下属的反授权。
无法结束来访,不切实际的时间估算,会必须事先提出会谈时间,对会谈内容实施
谈经常跑题,抓不住关键。有效控制,抓住主要和关键内容。
不愿意说访谈结束或拒绝之类的话。学习拒绝和结束会谈的有关技巧,走到门
口或作些提示性的动作及语言;或让秘书
做出提醒之类的举动,表明你有要事离开。实行开门办公,招致顺路来访者增多,公开门办公不是真正的打开门使不速之客随
司或部门已经养成随时访谈习惯。意来访,重新颁布公司或部门劳动纪律,
不允许随便访谈。
助手或秘书阻挡来访无效。培养、训练助手和秘书,有效实施阻挡计
划,或由他们直接处理一些事情。
根据需要配备训练助手和秘书,充分发挥
没有配备得力的助手或秘书。
下属的职责和发挥作用。
室外有明确的标志及指示,杜绝次类现象
走错门或找错访谈人的访谈者。的发生。
各部门或下属人员职责不清,办公室设置
明晰下属及部门之间的职责、管辖范围,
职责冲突,导致相互影响和干扰。办公室设置要合理、分清职责,减少人为
制造的访谈干扰的障碍。:.
时间管理的改进方法:ThedocumentwascreatedwithS