欧雨化妆品公司办公室管理制度.doc

欧雨化妆品公司办公室管理制度.doc上海欧雨化妆品有限公司
办公室管理制度
为规范管理,更好的开展各项工作;特制定本制度:
考勤制度:
各员工每天必须按时上下班,不得迟到或早退;迟到一次罚款5元,迟到超过60分钟按矿工计算;矿工一天罚款50元。
上班时间不得私自外出,如因公确需外出,须经部门主管同意后方可外出。
工作中需请假的,必须提前填写请假单或调休单,报主管批准,三天以内(含三天)由部门主管批,三天以上的须由销售经理批准;
4. 请假时必须把需要处理的工作安排给他人,不能影响正常工作;
纪律方面:
上班时间不准聊天﹑说笑、上网聊天、看报纸等与工作无关的事情; 发现一次罚款10元。
办公物品必须摆放整齐,用过的物品放回原位,保持桌面整洁;公司电话为办公电话,不得用公司电话聊天;发现一次罚款10元。
3、办公室卫生每周打扫两次,办公区共同打扫。
4、在办公室内严禁吸烟,发现一次罚款50元
5、严禁随地吐痰,随手丢弃废弃物品,勤更换垃圾袋;茶水不准倒入洗手盆内,发现一次罚款10元。
6、严禁在办公室内大声喧哗,接打电话注意影响。
8、严禁不文明礼貌的口头禅出现,请自觉提高我们自身的要求.
工作方面:
对公司的各项销售(包括客户资料)制度以及销售数据,销售内勤人员要做到对外严格保密。
销售部电脑统一设定密码;密码定期更改。
销售部移动硬盘每日用完后放至指定位置,下班时间不得私自带离办公室;镭盘及移动硬盘上不得存放与工作无关的内容。
各位同事要相互团结,相互配合,在努力做好个人本职工作的同时,提高本部门的整体工作效率;
各项工作要认真完成,特殊问题应专门记录,及时反应给相关领导;
对于工作中出现的错误应及时纠正,避免再次出现;
由于粗心大意等个人原因,造成工作失误,给公司及业务员带来经济损失的,承担相关责任。
四、订货及发货制度:
1. 销售订单填写规范、标明各项基本要素,如:订单编号、订货人、收货单位、收货人、品种、数量、单价、合计金额、发货方式、付款方式、备注事项,并及时认真与业务经理核对。
订货超过三天未发的货物,要及时与业务经理沟通决定是否发货;
安排货物时,需要改动的订单要及时通知业务员,并做好变更记录;
特殊包装和特殊产品订货之前要及时与销售经理沟通,决定是否订货;特殊发货方式及时和销售经理沟通,看能否发货;
要经常查看库存表,发现积压库存产品及时处理;及时查看包装材料库存,确保生产的及时性;
及时与仓库发货员沟通,了解每张订单的发货情况。
及时与客户沟通,以确定客户是否准确无误收到货物。
重复客户的及时通知业务员。
五、退货处理制度:
及时清点退货,开据退货清单,注意价格变动;收到退货与内附清单不符情况及时和业务员核对。
每月20日之前了解退货办理情况,如有未办理的货物,及时督促相关部门清查、检验。
每月25日之前出具上月退货报表上交财务部。
不符合公司退货要求的退货产品及时通知业务经理。
退货员于周二、周五每周分两次到仓库清点退货,不得积压,延长退货时间。
六、内勤工作要求:
1. 接电话时语气柔和、语速适中、面带微笑、措词得当、灵活反应、大方得体,维护公司形象。
2. 开据发票时,标明开票单位、品名、规格、数量、单价;开税票之前及时与客户沟通以确定税票资料是否有变。
每天下班之前,检查记